Probleem:
Op dit moment maak je gebruik van PC Leden als ledenadministratie programma maar je wilt overstappen naar e-boekhouden.nl. Natuurlijk wil je alle leden niet 1 voor 1 opnieuw invoeren in je nieuwe ledenadministratie programma.
Oplossing:
Het is mogelijk om vanuit PC Leden alle leden te exporteren naar een Excel bestand en dit bestand vervolgens weer te importeren in e-boekhouden.nl. Voor een juiste overgang naar het nieuwe ledenadministratie programma moeten er wel een aantal bewerkingen op het export bestand worden uitgevoerd.
Stap 1 – Export maken in PC Leden:
- Start PC Leden op en klik op “Opties” en vervolgens op “Exporteren leden”
- Klik op “…” en selecteer welke soort leden je wilt exporteren
- Vink onder “Beschikbare velden” de velden aan die je wilt exporteren
- Kies bij “Bestandsnaam” de locatie voor het exportbestand
- Klik op “OK” en het exportbestand wordt aangemaakt
Stap 2 – E-boekhouden.nl voorbereiden op importeren leden:
- Log in op jou de e-boekhouden.nl omgeving
- Klik bovenin op “Ledenadministratie”
- Klik links op “Toevoegen” en voeg een lid toe als er nog geen leden zijn
- Controleer of alle velden aanwezig zijn die nodig zijn voor de administratie
- Ontbreken er velden, voeg die dan eerst toe voordat je verder gaat
- Klik links op “Exporteren”
- Klik op “Alle leden exporteren” en sla het bestand lokaal op
Stap 3 – Export bestand geschikt maken om te importeren:
In de exportbestanden van beiden systemen staan kolommen met data. De data onder de kolomnamen in het PC Leden export bestand moeten nu geplaatst worden onder de juiste kolommen van het e-boekhouden.nl exportbestand.
Uitzonderingen voor onderstaande kolommen:
- e-boekhouden kent alleen de kolom naam, PC Leden kent naam, tussenvoegsel, voorletters
- e-boekhouden kent alleen de kolom adres, PC Leden kent straat, huisnummer+toevoeging
Voor bovenstaande uitzonderingen moet je handmatig de kolommen samenvoegen. Dit kan je heel gemakkelijk doen met de optie TEKST.SAMENVOEGEN in Excel. Zie de stap “Kolommen samenvoegen” onderaan deze pagina voor een toelichting hoe je dit kan doen.
- Open het exportbestand van e-boekhouden.nl, bekijk de data van het lid dat je toegevoegd hebt
- Verwijder dit lid door de rij te verwijderen
- Open het exportbestand van PC Leden naast het bestand van e-boekhouden.nl
- Voeg de kolommen samen die benoemd zijn onder “Uitzonderingen”
- Kopieer de data onder de kolommen uit het PC Leden bestand naar het e-boekhouden.nl bestand
- Voorbeeld: de data van kolom “Lidnr.” kopieer je naar “Lidnummer” in het e-boekhouden.nl bestand
- Sla het exportbestand van e-boekhouden.nl op
Stap 4 – Importeer het bestand
- Log in op de e-boekhouden.nl omgeving en klik bovenin op “Ledenadministratie”
- Klik links op “Importeren”, selecteer het bestand uit Stap 3 en klik op “Volgende”
- Je krijgt nu een overzicht van de data die in welke kolommen geïmporteerd wordt
- Controleer of de juiste data onder de kolommen wordt getoond
- Controleer of alle benodigde kolommen worden geïmporteerd
- Vink alle leden aan die je wilt importeren en klik op “Importeren”
Kolommen samenvoegen:
De functie TEKST.SAMENVOEGEN is een Excel functie die data in een kolom toont die bestaat uit een of meerdere andere kolommen. Buiten Excel werkt deze functie niet. Maak je gebruik van deze functie en wil je het bestand importeren dan zal dit dus niet de samengevoegde data tonen. Daarom moet je de data samenvoegen, opslaan als CSV bestand en weer terugplaatsen in het originele Excel bestand.
- Open een nieuw Excel werkblad
- Voorbeeld: kopieer de kolommen straat naar kolom A en huisnummer+toevoeging naar B
- Typ in kolom c “=TEKST.SAMENVOEGEN(a1; ” “; b1); en druk op Enter
- Kopieer deze functie in C1 naar C2, C3, etc tot het einde van de lijst met data
- Sla het werkblad op als Excel bestand, sla het werkblad ook op als CSV bestand
- Sluit het werkblad en open nu het CSV bestand
- In kolom C staat de samengevoegde data zonder gebruik te maken van tekst.samenvoegen
- Kopieer de data terug naar het bestand waar je de losse kolommen uit gehaald hebt