In mijn eigen tijd ontwikkel ik WordPress websites voor particulieren, stichtingen en bedrijven. Het gaat dan om kleine of grote websites. Voor het ontwikkelen heb ik meestal een contactpersoon maar soms ook meerdere. Naast een aantal besprekingen op locatie vind de overige communicatie plaats via e-mail of telefoon.
Dit alles resulteert in veel e-mail verkeer en na een tijdje raak je het overzicht kwijt. Mede omdat in de ene e-mail een verzoek wordt gedaan en in een andere e-mail meerdere verzoeken. Daarnaast wordt er nog een aantal keer op beantwoorden geklikt met nog een nieuw verzoek of wordt er gewerkt met een verkeerd onderwerp.
Sinds de zomer van 2017 werk ik daarom met de gratis plugin Cleverless To-Do List. Met deze plugin kan je in het wp-admin gedeelte verschillende todo lijsten maken. Ieder todo item kan je koppelen aan een WordPress gebruiker met een titel, prioriteit, einddatum, omschrijving en voortgang. Als je een todo item aanmaakt ontvangen de gebruikers waaraan je het todo item koppelt een e-mail. Gebruikers kunnen ook privé todo lijsten maken.
Op deze manier maak je op een centrale plek een todo lijst en kan iedereen de voortgang zien. Todo item klaar dan kan je deze sluiten of verwijderen. Inmiddels heb ik al een paar websites via deze methode gemaakt en de gebruikers hebben aangegeven dat het een fijne manier van werken is.
Er zijn wel een paar nadelen. Als je een todo item na toevoegen wisselt naar een andere gebruiker dan ontvangt de nieuwe gebruiker daar geen e-mail van. Wanneer een todo item gesloten wordt er ook geen e-mail naar de gebruikers gestuurd. Een todo item heeft maar een tekstvak voor de omschrijving. Je kan dus niet met meerdere gebruikers reacties achterlaten zodat je ook kan zien wie wat heeft geschreven.
Persoonlijk vind ik het een hele goede plugin en tijdens ontwikkeling heeft het veel toegevoegde waarde. Het scheelt veel e-mail verkeer en er kan ook sneller en efficiënter gewerkt worden.
