Hoe gebruik je e-mail zo efficiënt mogelijk?

E-mail is een fantastische uitvinding. Elektronisch snel een brief sturen die bestaat uit een woord of soms wel honderden. Het is de vervanger van de brief en nog gratis ook. Alleen valt het me op dat veel mensen op een niet optimale manier gebruik maken van deze functionaliteit. In dit blog vind je daarom een toelichting hoe je de velden tijdens het opstellen van een e-mail optimaal kan gebruiken.

Ontvangers:
Laten we beginnen met het invullen van de ontvangers van de e-mail. Standaard heb je de keuze uit drie velden:

  • Aan
  • CC (Carbon copy)
  • BCC (Blind Carbon Copy)

De veld Aan is de meest gebruikte, misschien wel omdat deze altijd zichtbaar is en bovenaan staat. Ontvangers in dit veld wordt gevraagd om iets met de e-mail te doen. Bijvoorbeeld een reactie geven op een of meerdere vragen in de e-mail.

Wordt geen spammer…
Voor alle drie de velden geldt dat je 1 of meerdere e-mailadressen in kan vullen. Het maximale aantal wordt bepaald door je e-mailprovider. Deze bepaald ook de maximale grootte van je bijlagen. Verstuur je vaak e-mails met veel ontvangers, dan wordt dit ook wel bulkmail genoemd. Belangrijk om te weten is dat een e-mailprovider jouw als spammer kan aanmerken als je vaak grootte aantallen verstuurd. Voor dit soort acties is het daarom beter om een nieuwsbrief dienst zoals Mailchimp te gebruiken. Blijf je toch gewoon bulkmails versturen dan kan je op een spamlijst worden gezet. Sta je op deze lijst dan mag of kan je geen e-mails meer versturen.

Het tweede veld met de naam CC is eigenlijk bedoelt voor ontvangers die niet hoeven te reageren op de e-mail. Ideaal als je een e-mail stuurt over een project naar collega A maar collega B op de hoogte wilt houden van de voortgang. Collega B staat dan in het CC veld en mag eigenlijk niet reageren en neemt de e-mail voor kennisgeving aan. Dit is een regel die vaak overtreden wordt omdat mensen vinden dat ze toch iets te melden hebben.

BCC is het laatste veld en wordt in sommige e-mailprogramma’s standaard verborgen. Ontvangers die je in dit veld plaatst zien niet naar wie je nog meer de e-mail verstuurd. Handig als je meerdere mensen dezelfde e-mail wilt versturen. Plaats je een ontvanger op de BCC, een ontvanger in CC en een ontvanger in het Aan veld. Dan ziet de ontvanger in het BCC niet de e-mailadressen die je ingevuld hebt in het CC en Aan veld. De ontvangers in het CC en Aan veld zien wel het e-mailadres in het BCC veld.

Persoonlijke aandacht…
Met BCC kan je de ontvanger het gevoel geven dat hij/zij de e-mail als enige ontvangen heeft. Een veelgemaakte fout is dat in BCC e-mails de aanhef altijd in meervoud is. Hierdoor verklap je dus dat de e-mail naar meerdere personen wordt verstuurd.

Onderwerp:
Het volgende veld is het onderwerp veld. Dit is een belangrijk veld want hier geef je aan waar je e-mail over gaat. Het is een samenvatting van de inhoud. Probeer deze zo kort mogelijk te houden. Helaas is het veld optioneel waardoor het ook leeg gelaten wordt. Niet doen! Wat mij betreft zouden ze dit veld moeten verplichten met een minimale lengte van 10 tekens.

Een duidelijk onderwerp helpt de ontvanger om te bepalen of een e-mail belangrijker is dan een andere e-mail. De ontvanger kan zo snel bepalen welke e-mail als eerste aandacht nodig heeft. Leer jezelf dus aan om een goed onderwerp in te vullen dat met de inhoud te maken heeft. Stel het onderwerp is fietsen en je praat alleen maar over de vakantie in Italië dan is dat onlogisch. De inhoud zou over fietsen moeten gaan.

Een e-mail kan na verloop van tijd een verhaal worden met antwoorden van ontvanger en verzender, prima. Initieel werd gemaild over fietsen, maar na een mailtje of 4 gaat het over een heel ander onderwerp zoals taart. Oplossing: start een nieuwe mail, immers het is een nieuw verhaal. Na 5 jaar weet niemand meer dat die mail over die lekkere taart teruggevonden kan worden in een e-mail met als onderwerp fietsen.

Meerdere e-mails sturen mag, vooral als de onderwerpen ver uit elkaar liggen. Dat maakt het overzichtelijk voor beiden partijen.

Inhoud:
Dan komen we nu bij het belangrijkste en dat is het bericht. Je vult geen ontvangers en onderwerp in als je geen bericht hebt. Voor het bericht kan je eigenlijk de standaard regels hanteren die je vroeger gebruikte voor het opstellen van een brief:

  • Aanhef
  • Inhoud
  • Afsluiting

De datum, huisadres ontvanger, huisadres afzender is natuurlijk overbodig.

Samenvatting:
Als je een e-mail opstelt, geef dan duidelijk aan van wie je actie verwacht. Maak ook gebruik van het BCC veld om de privacy te waarborgen. Als ontvanger kijk of er actie van je wordt verwacht. Stuur geen e-mail als je in de CC staat tenzij het niet anders kan. Het CC veld heeft een reden. Vul een duidelijk onderwerp in en zorg dat in de inhoud ook dat onderwerp terugkomt. Begin op tijd een nieuwe e-mail. Voorkom hiermee dat het een verhaal wordt van tientallen mailtjes over verschillende onderwerpen.

Ben je het niet eens met bovenstaand verhaal, laat dan een reactie achter onder dit blog.

Hoe gebruik je e-mail zo efficiënt mogelijk?
Beoordeel dit blog

Laat een reactie achter

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.