GDPR voor inschrijfformulieren van hardloopwedstrijden

Een belangrijke activiteit bij hardloopwedstrijden is het inschrijven. Deelnemers kunnen zich voor- of nainschrijven. Na-inschrijven gebeurt meestal via papieren inschrijfformulieren en dan worden veelal de volgende gegevens gevraagd:

  • Naam
  • Straatnaam en nummer
  • Postcode
  • Woonplaats
  • Telefoon
  • E-mailadres
  • Geboortedatum
  • Geslacht (meestal af te leiden van de naam)
  • Vereniging
  • Onderdeel en categorie

Best wel wat persoonlijke gegevens als je er wat langer over nadenkt. Dit vooral in het kader van de privacy en de GDPR. Bij online inschrijven wordt dit lijstje soms nog aangevuld met bankgegevens. Laten we dit eens optimaliseren. Wees eens kritisch en stel jezelf per veld op het formulier deze vragen:

  1. Mag ik deze gegevens wel verzamelen?
  2. Wat doe ik met deze gegevens, heb ik die wel nodig?

Je komt er dan achter dat sommige gegevens niet nodig zijn. Haal je deze velden weg dan levert dit ook direct een aantal voordelen op:

  1. Minder vragen dus sneller inschrijven
  2. Kleiner formulier dus beter voor het milieu, minder papier en inkt
  3. Je hebt niet teveel persoonlijke data

Voor de Oosterhoutse Trail hebben we het na-inschrijfformulier aangepast op basis van bovenstaande vragen. Het resultaat was een formulier met de volgende vragen:

  • Naam
  • Woonplaats
  • E-mailadres
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Vereniging
  • Onderdeel en categorie

Deze gegevens hadden we minimaal nodig om de deelnemer in te kunnen schrijven.

Waarom e-mailadres? We wilden de deelnemers graag een evaluatie toesturen om zo het evenement te kunnen verbeteren. Daarnaast willen we deelnemers komend jaar weer uitnodigen om mee te doen. Doe je dit allemaal niet als organisatie? Verwijder dan ook deze vraag van het formulier. Kunnen deelnemers zich digitaal voor-inschrijven dan heb je een e-mailadres nodig om een bevestiging te versturen.

De geboortedatum wordt gevraagd om te controleren of deelnemers in de juiste categorie zitten. In het geval van de Oosterhoutse Trail is dit  overbodig want per onderdeel is er maar een categorie. Toch gebruiken wij de geboortedatum om te controleren of de deelnemer voldoet aan de minimale leeftijd.

Standaard tonen wij de vereniging bij iedere deelnemer. Behoort de deelnemer niet tot een vereniging dan tonen wij de woonplaats. Maar dit kan ook achterwege worden gelaten.

In het geval van na-inschrijfformulieren moet je niet vergeten om deze na het evenement te vernietigen. Bij de Oosterhoutse Trail hebben we ze binnen 2 weken vernietigd met een papierversnipperaar. De enige persoonlijke data die we overgehouden hebben is een naam en e-mailadres voor de evaluatie en nieuwsbrief.

GDPR voor inschrijfformulieren van hardloopwedstrijden
5 (100%) 1 stem(men)

Laat een reactie achter

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.