Migratie PCLeden naar AllUnited voor A.T.V. Scorpio

In mei 2018 is de GDPR in Europa ingevoerd. Hier in Nederland beter bekend als de AVG. Het huidige bestuur van mijn atletiekvereniging A.T.V. Scorpio wilde dit moment aanpakken om de ledenadministratie te moderniseren.

In de huidige situatie werd er gebruik gemaakt van PCLeden. Dit programma was geïnstalleerd op de computer van de ledenadministratie. Los van het feit dat de software vrij ouderwets was had alleen de ledenadministratie toegang. Het gevolg hiervan was dat ledenlijsten met NAW gegevens werden verstuurd naar o.a. trainers. Deze werden weer afgedrukt en meegenomen naar de vereniging.

De AVG stelt strenge eisen aan de omgang met persoonlijke gegevens. Het digitaal versturen van ledenlijsten via e-mail en deze afdrukken wordt daarom niet geadviseerd. Dit kan datalekken veroorzaken. Om hier verandering in te brengen wilde het bestuur alle ledendata voortaan alleen nog maar digitaal aanbieden.

De leveranciers selectie:
Logo van AllUnited.Om dit traject goed te begeleiden hebben ze mij gevraagd om dit te doen. In het verleden heb ik al een vergelijkbaar traject uitgevoerd voor een andere sportvereniging. Overdag werk ik in de IT waar ik vaker migraties tussen systemen begeleid.

Samen met het bestuur zijn een aantal leveranciers geselecteerd die hun oplossing voor een digitale ledenadministratie in the cloud mochten presenteren. Ook is er gebruik gemaakt van het advies van de Atletiekunie die een aantal leveranciers heeft voorgesteld. Uiteindelijk is er gekozen voor AllUnited op basis van hun oplossing en kosten.

AllUnited biedt een cloud gebaseerde oplossing die al door verschillende sportverenigingen wordt gebruikt. Daarnaast bieden zijn ook nog oplossingen voor narrow casting, financiële administratie en websites. Op dit moment zijn dit bij A.T.V. Scorpio allemaal nog losse informatiesystemen. Het is fijn dat de mogelijkheden worden geboden om die in de toekomst allemaal bij AllUnited onder te brengen.

Afspraken maken met belanghebbenden:
Om het traject zo efficiënt mogelijk uit te voeren is er in overleg met bestuur en de ledenadministratie het moment bepaald wanneer de migratie uitgevoerd kon worden. Er is gekozen voor september zodat in oktober meteen vanuit AllUnited de contributie incasso’s uitgevoerd kunnen worden. Op deze manier kunnen alle processen van de ledenadministratie getest worden. Na het overleg heb ik een stappenplan gemaakt en die verspreid onder de belanghebbenden.

Export vanuit PCLeden:
Een belangrijk moment was de datum dat de ledenadministratie geëxporteerd zou worden voor AllUnited. Vanaf dan mocht de ledenadministratie geen wijzigingen meer doorvoeren in PCLeden om dubbele wijzigingen te voorkomen.

Om het importeren zo snel mogelijk uit te voeren heeft AllUnited een Excel sjabloon aangeleverd. Ik heb vervolgens alle kolommen uit het PCLeden exportbestand in de juiste kolommen van het sjabloon geplaatst. Dit vereiste wat correctiewerk omdat niet alle kolommen 1 op 1 gelijk waren.

Upload van importbestand:
Na een aantal uren werken is een eerste versie van het importbestand voor AllUnited klaar. In een Word document heb ik een aantal kolommen toegelicht. Het importbestand heb ik geupload in de omgeving van AllUnited via een versleutelde verbinding. Wel zo veilig en beter dan mailen.

AllUnited reageerde vervolgens met vragen en opmerkingen over inconsistenties bij de functies van de vrijwilligers. De vragen heb ik beantwoord en de inconsistenties heb ik verholpen in een tweede versie van het importbestand.

Ook in het tweede bestand zat nog een fout. Per ongeluk had ik het machtigingskenmerk voor incasso gekopieerd in de kolom machtigingsdatum. Deze fout was snel opgelost en resulteerde in een derde versie.

Controle van geïmporteerde gegevens:
De derde import was succesvol. Om de migratie zo snel mogelijk uit te voeren heb ik de ledenadministratie direct cursus gegeven over het nieuwe systeem. Zij zijn hier meteen mee aan de slag gegaan. Inmiddels hadden zij al een flinke stapel wijzigingen wat dus mooi als oefenmateriaal gebruikt kon worden. Na aanleiding van het oefenmateriaal waren er nog een heleboel vragen. Een aantal ervan kon ik zelf beantwoorden en voor de rest werd de hulp van AllUnited ingeschakeld.

Rapportages:
De ledenadministratie zou ook nog graag een rapportage willen van alle leden zoals ze dat ook in PCLeden hadden. Op een vrije avond heb ik daarom de documentatie erbij gepakt en mijn eerste rapportage gemaakt in AllUnited. Inmiddels heb ik ook al een tweede rapport gemaakt die een lijst met vrijwilligers toont.

Standaard worden er vanuit AllUnited al rapporten geleverd. Om overzicht te behouden heb ik de eigen rapporten onder een nieuw kopje geplaatst. Dit kopje staat bovenaan zodat het snel gevonden kan worden.

Incasso:
In principe zou de incasso in de eerste week van oktober uitgevoerd moeten worden. Dit werd helaas november omdat de migratie van leden en voorbereiding van incasso langer duurde. Samen met AllUnited hebben we eerst de facturen gegenereerd, gecontroleerd en vervolgens naar de leden verstuurd. Vanuit PCLeden werd dit nooit gedaan. Sommige leden waren hierdoor verrast, vooral vrijwilligers omdat die een nul factuur kregen.

De incasso zelf is perfect verlopen. Van de ruim 600 incasso’s waren er maar 10 problemen zoals bijvoorbeeld te weinig geld. Tot op heden zijn er nog geen incasso’s teruggedraaid.

Inschrijfformulier:
Het papieren inschrijfformulier is sinds november vervangen door een digitale versie. De inhoud van het formulier is door het bestuur en ledenadministratie kritisch bekeken. Door gebruik te maken van digitale inschrijving voorkomt dit het slingeren van persoonlijke gegevens in het fysieke postvakje van de ledenadministratie.

Ook is er geen vertraging meer omdat de ledenadministratie de inschrijving direct in AllUnited ziet. Het toevoegen van een nieuw lid duurt nu geen 10 minuten meer maar 1 minuut. Doordat alles online staat kan dit uitgevoerd worden vanaf iedere computer. De ledenadministratie ontvangt een e-mail zodra een inschrijving binnenkomt en wanneer deze succesvol is toegevoegd als lid.

Financiële administratie:
De tweede grote stap in het migratieproces is de financiële administratie overzetten. Op dit moment wordt er gebruik gemaakt van SnelStart.  Samen met de penningmeester en AllUnited zijn de grootboekrekeningen, balansen en financiële gegevens overgezet.

Het resultaat van deze acties wordt nu door de penningmeester van gecontroleerd. In december wordt er nog gewerkt in 2 financiële systemen. Begin 2019 moeten we helemaal overgestapt zijn.

Trainers toegang geven:
Een derde grote stap is het toegang geven van trainers tot AllUnited. Zij kunnen op deze manier precies zien welke leden er in hun groep zitten. Met deze stap proberen we te voorkomen dat op computers en papier persoonlijke gegevens van leden worden bewaard. Deze functionaliteit wordt op dit moment nog ingesteld en getest. Begin 2019 worden de eerste trainers uitgenodigd voor een introductie waarna ze toegang krijgen.

Conclusie migratie traject:
Het migratie traject is nog niet helemaal afgerond, maar tot op heden ben ik zeer tevreden. In ongeveer 2 tot 3 maanden is ATV Scorpio overgegaan naar AllUnited. Inlezen van de data uit PCLeden was de grootste uitdaging en heeft de meeste tijd gekost. Regelmatig communiceren met belanghebbenden blijft belangrijk.

Grootste leermoment:
Mijn grootste leermoment was het in kaart brengen van belanghebbenden en databronnen.

Om de migratie soepel te laten verlopen moet je proberen zoveel mogelijk gebruikers hierin te betrekken. Opeens zeggen dat er wordt overgestapt kan ervoor zorgen dat gebruikers niet mee willen werken. Niet iedereen kan tegen verandering.

Het bepalen van de databronnen is ook heel belangrijk. Wie heeft toegang tot ledengegevens en waar worden die opgeslagen. Pas na twee maanden kwam ik erachter dat er nog wat kleine losse administraties waren, die buiten de ledenadministratie om, werden bijgehouden. Dit is iets wat door de jaren heen zo gegroeid is.

Conclusie AllUnited:
Logo van AllUnited.Inmiddels heb ik al wat ervaring in AllUnited en over het algemeen ben ik zeer tevreden. Het is soms even wennen dat je eerst op Weergeven of Wijzigen moet klikken voordat je iets ziet of kan doen. Het is een hele verbetering ten opzichte van PCLeden. Grootste voordeel is misschien wel de centrale opslag van gegevens. Een nadeel is wel dat het niet responsive is. Op je smartphone of tablet even wat doen zit er niet in.

Mijn complimenten naar AllUnited als organisatie en speciaal naar Bea Logtenberg. Zij heeft mij geholpen gedurende het traject en al mijn vragen beantwoord. Sommige antwoorden kreeg ik zelfs maandagavond laat nog binnen. Welke vraag ik ook stelde ze werden altijd volledig en duidelijk beantwoord.

Ben je als sportvereniging opzoek naar een online systeem voor je ledenadministratie dan is AllUnited zeker het overwegen waard.

Migratie PCLeden naar AllUnited voor A.T.V. Scorpio
4.7 (93.33%) 3 stem(men)

2 reacties

Laat een reactie achter

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.