Facturatieproces A.T.V. Scorpio gestandaardiseerd met AllUnited

Facturatieproces A.T.V. Scorpio gestandaardiseerd met AllUnited.Dit is een vervolg op het blog Migratie PCLeden naar AllUnited voor A.T.V. Scorpio dat ik in december 2018 heb geschreven.

Eind 2018 zijn we overgestapt van PCLeden naar AllUnited en dat betekent dat ook de facturatie van de contributie voortaan verloopt via AllUnited. In november 2018 hebben we dit nog gedaan conform de oude werkwijze omdat dit al in oktober uitgevoerd had moeten zijn.

Het huidige facturatieproces:
In december en januari heb ik het proces in kaart gebracht. Ik was vooral benieuwd naar de uitzonderingen die het meestal lastiger maken. Op dit moment telt de vereniging meer dan 800 leden.

Hiervoor werd de facturatie op de onderstaande manier uitgevoerd:

  • 4 keer per jaar werd de contributie geïncasseerd
    • via incasso
    • via een factuur per post
  • sommige leden betalen alleen per half jaar of jaar
    • via incasso
    • via een factuur per post
  • nieuwe leden kregen een factuur per post voor het resterende gedeelte
  • in het begin van ieder jaar werd de wedstrijdlicentie geïncasseerd

Alle leden van de atletiekvereniging zijn automatisch lid zijn van de Atletiekunie. De kosten hiervoor zijn een op een verwerkt in de contributie. Daarnaast kan een lid ook nog besluiten om een wedstrijdlicentie te betalen. Deze kosten worden een op een in rekening gebracht. Met een wedstrijdlicentie kan je als lid van een atletiekvereniging aan meer wedstrijden meedoen.

Voordat we overgestapt waren op PCLeden werden facturen nog per post verstuurd. De kosten voor envelop, papier en postzegel werden als extra kosten in rekening gebracht bij het lid. Daarnaast was het ook nog arbeidsintensief voor de ledenadministratie.

Het nieuwe facturatieproces:
Sinds de invoering van AllUnited is besloten om alles vanuit dit systeem te doen. De ledenadministratie en ook de boekhouding wordt opgeslagen in AllUnited. Alles kan zo aan elkaar worden gekoppeld en er is maar een versie van de data. Bovenstaande manier van factureren is daarom sinds januari komen te vervallen.

Voortaan wordt de facturatie op de volgende manier uitgevoerd:

  • 4 keer per jaar word de contributie geïncasseerd
    • via incasso
    • via een factuur per e-mail
  • bij nieuwe leden wordt in de maand waarin ze lid worden de incasso uitgevoerd
  • in het begin van ieder jaar word de wedstrijdlicentie geïncasseerd

Er worden geen kosten meer gemaakt met papieren facturen door dit voortaan digitaal te doen. Er worden nog ongeveer 10 digitale facturen verstuurd wat neerkomt op iets meer dan 1 procent van het totale ledenbestand. Bij sommige leden wordt de rekening betaald door een bedrijf of maatschappelijke instelling die geen incasso accepteren.

De leden die eerst per half jaar of jaar betaalden zijn geïnformeerd door de ledenadministratie dat dit voortaan per kwartaal gebeurt. Voor sommige van deze leden was de wedstrijdlicentie ook verrekend in het contributiebedrag. Vanaf 2019 is dit een los bedrag geworden, dat net als bij de rest van de leden, in het begin van het jaar wordt geïncasseerd.

Iedere maand factureren:
Stel dat een persoon eind januari lid wordt dan moet deze nog betalen voor februari en maart. AllUnited berekend op dagbasis de contributie vanaf de datum waarop het persoon lid is geworden. Aan het einde van iedere maand wordt het incassobestand naar de bank gestuurd en het bedrag geïncasseerd.

Voorheen werd de incasso 4 keer per jaar uitgevoerd door de ledenadministratie. Vanaf 2019 gaan we bij A.T.V. Scorpio iedere maand incasseren. Het voordeel is dat er geen facturen meer buiten AllUnited om gemaakt worden wat tijd scheelt, het lid hoeft ook geen handmatige betaling uit te voeren en iedere maand komt er geld binnen wat goed is voor de cashflow. De contributies blijven we nog ieder kwartaal incasseren zoals de leden gewend zijn. Maar we werken zo wel op een gestandaardiseerde manier waardoor ook fouten worden voorkomen.

Het zou handig zijn als je vanuit AllUnited het incassobestand, geautomatiseerd, iedere maand naar de bank zou kunnen sturen. Helaas heeft AllUnited op dit moment nog geen koppeling met banken. Dit heeft onder andere te maken met de authenticatie.

Voorlopig moeten we het incassobestand nog handmatig genereren. Dit bestand kan vervolgens geüpload worden in de bankomgeving. Om het proces verder te optimaliseren genereer ik de bestanden en stuur die naar de penningmeester.

Uiteindelijk is het de bedoeling dat de ledenadministratie of de penningmeester de incassobestanden gaat genereren. Ik ben nu een derde partij in het proces en dat is niet optimaal. Nadeel is wel dat het een beetje een grijs gebied is. Het gaat om facturen voor leden dus dan zeg je ledenadministratie. Maar facturen hebben ook met de boekhouding te maken en dan zeg je weer penningmeester.

De komende maanden gaan we kijken hoe dit het beste werkt en op basis van die ervaringen bepalen we of het proces aangepast moet worden.

Volgende actiepunt trainers toegang geven:
Voor mij geldt dat ook dit actiepunt afgerond is en ik op kan naar het volgende. Dat is ervoor zorgen dat de trainers toegang krijgen tot AllUnited. De planning was om dit in januari te gaan testen met trainers maar dat is niet gelukt. De reden hiervoor was dat het niet lukte om trainers alleen toegang te geven tot hun eigen groep. Inmiddels heb ik hier een oplossing voor gevonden en die ben ik nu aan het testen.

Laat een reactie achter

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.