In mijn vorige blog over het factureren voor A.T.V. Scorpio in AllUnited is het nieuwe geautomatiseerde facturatieproces besproken. Op dat moment genereerde ik de facturen en incasso bestanden. Dit is nu een aantal maanden getest en sinds maart opgeleverd.
In overleg met de penningmeester en ledenadministratie is afgesproken dat de ledenadministratie de incassobestanden genereert en de penningmeester deze inleest bij de bank. De reden voor de verdeling heeft te maken met capaciteit en belangenverstrengeling. Er wordt nu iedere maand geïncasseerd wat zorgt voor een stabiele cashflow.
Trainers toegang geven:
Mijn vorige blog eindige ik met het actiepunt om trainers toegang te geven tot AllUnited. Inmiddels is het gelukt om overzichten te maken zodat trainers alleen de NAW gegevens van hun eigen groepsleden zien. Tijdens een trainersvergadering is een demonstratie gegeven van de werking.
De druk begon ook een beetje te stijgen omdat de ledenadministratie geen adreslijsten meer mag versturen via de mail. Dit om uitlekken van persoonlijke gegevens te voorkomen. Daarnaast is ook het competitieseizoen begonnen wat betekent dat trainers hun ploegen voor de wedstrijden moeten opgeven aan de Atletiekunie. Hier hebben zij de NAW gegevens en het bondsnummer van de atleten voor nodig.
In de wereld van de atletiek wordt er gewerkt met categorieën op basis van leeftijd. Als je ouder wordt schuif je telkens een categorie op. Een aantal voorbeelden zijn: A-pupillen, C-junioren, Senioren en Masters. Voor de pupillen en junioren categorieën geldt dat je daar 1e jaar en 2e jaar kan zijn.
Ik kon de overzichten op twee manieren indelen:
- Op basis van de onze eigen trainingstijden
- Op basis van de categorieën bedacht door de Atletiekunie
Ik ben begonnen met het indelen op basis van de trainingstijden. Dat leek mij het makkelijkste. Voor de eerste groep bestaande uit Mini, C en B pupillen was dit geen probleem.
De tweede groep waren de A-pupillen 1e jaars gevolgd door de A-pupillen 2de jaars. Door de hoeveelheid atleten zijn deze gescheiden. AllUnited kent alleen A-pupillen en geen 1e of 2de jaar indeling. Omdat het twee verschillende groepen zijn met eigen trainers heb ik voor beiden groepen aparte overzichten gemaakt.
Overlappen van groepen:
Toen waren de D-junioren aan de beurt. Dit was weer een makkelijk overzicht. Maar de groep die hierna kwam waren de C en D junioren. Bij Scorpio heb je normale groepen en wedstrijdgroepen die elkaar kunnen overlappen. Als ik op basis van de trainingstijden verder was gegaan had ik 2 overzichten gehad met daarin D junioren.
Een belangrijk uitgangspunt was om het beheer voor de ledenadministratie zo makkelijk mogelijk te maken. Uit een analyse bleek dat het overlappen van groepen nog drie keer voorkwam. Ik ben daarom overgestapt naar een indeling op basis van categorieën. Op deze manier wordt een lid maar aan een overzicht toegevoegd.
Het resultaat is dat sommige trainers meer atleten zien dan in werkelijkheid bij hun trainen. Maar voor o.a. de competitie is dit handig als trainers atleten uit andere groepen in willen zetten. Ook vanuit de ledenadministratie is het gemakkelijker te beheren. We kunnen dus van een win win situatie spreken.
Specialisatiegroepen:
Nadat de pupillen en junioren overzichten waren aangemaakt was het de beurt aan de specialisatiegroepen voor o.a. werpen, korte sprint en lange sprint. Voor het gemak heb ik de recreantengroep, bestaande uit B-junioren en ouder, ook als een specialisatiegroep gezien tijdens het indelen.
De recreantengroep is met 20 atleten de grootste groep. De andere groepen tellen niet meer dan 10 atleten. Voor alle groepen geldt dat atleten uit verschillende categorieën komen. Al deze groepen hebben verschillende trainers. Om te voorkomen dat een trainer van een groep van 10 atleten van alle categorieën alle atleten te zien krijgt heb ik voor de specialisatiegroepen aparte overzichten gemaakt.
Het kan dus voorkomen dat een D-junior in het overzicht van de D-junioren en de specialisatiegroep werpen komt te staan. Dit zorgt voor dubbel beheer maar kan helaas niet anders. In AllUnited voeg je een lid toe aan een les en niet een les aan een lid.
Conclusie:
Voor A.T.V. Scorpio zijn de overzichten met atleten ingedeeld op de manier zodat het zo min mogelijk onderhoud kost. Voor sommige zijn de categorieën gehanteerd en voor andere juist de trainingstijden. De komende maanden gaan we zien of dit de juiste aanpak is. Voor de ledenadministratie is een handleiding gemaakt en vanaf april beheren zij de overzichten.
Volgende actiepunt, trimgroepen en wedstrijdgroepen indelen
Alle overzichten voor de jeugdgroepen zijn inmiddels opgeleverd. De komende maanden gaan meer dan 10 trainers werken met AllUnited. Op basis van hun bevindingen worden de overzichten aangepast. Hierna worden de overzichten toegevoegd voor de trim- en wedstrijdgroepen. Dit staat gepland voor juni.