Twee maanden geleden heb ik een blog geschreven over hoe de jeugdtrainers van A.T.V. Scorpio toegang kregen tot AllUnited. Sindsdien beschikken zij over de meest actuele ledenlijsten voor hun groepen.
In de afgelopen weken is er vrijwel geen feedback binnengekomen. Hieruit kunnen we concluderen dat de uitleg tijdens de vergadering duidelijk was en dat het systeem voldoet aan de wensen. De enige vragen die binnengekomen zijn gingen over het toegang krijgen tot groepen.
Komende maand wordt AllUnited gepresenteerd aan de loopgroep trainers zodat ook zij de overstap maken. Vanaf dan werken alle trainers vanuit hetzelfde systeem en kunnen ze ook vanuit hier communiceren met hun groep. We hopen op deze manier ook een betere controle te kunnen houden op wie wel en wie nog niet lid is.
Dat betekent niet dat we de afgelopen 2 maanden hebben stilgezeten. AllUnited biedt nog veel meer functionaliteit waar we gebruik van willen maken. Vanuit het bestuur is het streven om alles vanuit dit systeem te doen. Alle beheerders werken op deze manier met dezelfde gegevens.
Aanmaningen versturen (betalingsherinneringen):
Begin mei heb ik de functionaliteit ingesteld en getest om aanmaningen te versturen. Nou klinkt aanmaningen nogal negatief, maar dit begrip wordt door AllUnited gebruikt. Het gaat in dit geval om betalingsherinneringen.
Na het uitvoeren van de incasso komt het wel eens voor dat leden niet voldoende geld op hun rekening hebben staan of de incasso terugdraaien. Voorheen werden ze dan gebeld door de ledenadministratie of werd er een factuur verstuurd.
De aanmaning is een e-mail met het verzoek het openstaande bedrag handmatig over te maken. Het versturen van aanmaningen moet nog wel handmatig gebeuren maar wordt wel geregistreerd in AllUnited.
Belangrijk om te weten is dat aanmaningen pas verstuurd kunnen worden nadat de banktransacties zijn ingelezen. AllUnited kan dan pas bepalen welke leden nog niet betaald hebben.
Het enige nadeel is dat er nog geen directe koppeling met de bank is. De status van betalingen in AllUnited loopt dus altijd achter. AllUnited adviseert een keer per maand de transacties in te lezen. Voordat je weer kan aanmanen moeten dus eerst de transacties ingelezen zijn.
Factureren van bedrijven of stichtingen:
Naast het factureren van de leden zijn we ook begonnen met het factureren van bedrijven of stichtingen die de accommodatie huren en sponsoren die eenmalig geld geven voor een evenement. Het voordeel hiervan is dat deze relaties ook in het overzicht komen te staan als er nog niet betaald is.
Registreren van sponsorcontracten:
Vanaf eind mei zetten we ook de sponsorcontracten in AllUnited. Nadat je de sponsor als relatie hebt toegevoegd kan je hier een of meerdere contracten aan toevoegen. Dit zijn bijvoorbeeld contracten voor een reclamebord of vermelding op de website.
AllUnited zal bepalen wanneer een sponsor gefactureerd moet worden. Deze factuur wordt vervolgens digitaal naar de sponsor gestuurd. Hierdoor is dit proces ook geautomatiseerd.
Conclusie:
Inmiddels is het een jaar geleden dat we begonnen zijn met de overstap naar AllUnited. Dit ging eigenlijk heel goed. Natuurlijk zijn er dingen fout gegaan, maar die hebben we allemaal op kunnen lossen. Belangrijker is dat er heel veel dingen goed zijn gegaan en dat veel werk voortaan automatisch wordt gedaan.
We doen steeds meer me AllUnited en ik denk dat het einde nog niet in zicht is. Zo kunnen we ook een website koppelen aan het systeem, evenementen toevoegen voor bijvoorbeeld wedstrijden of de beschikbaarheid van vrijwilligers inzichtelijk maken.
Bekijk alle blogs over AllUnited