Ontvangen e-mails minimaliseren en efficiënt verwerken

Op internet heb je vele blogs en in winkels vele boeken waarin wordt besproken hoe je zo efficiënt mogelijk e-mails kan verwerken. Want zowel jij als ik ontvangen dagelijks veel e-mails, geef maar toe?

Persoonlijk vind ik dat ik teveel e-mails ontvang en misschien ook wel teveel e-mails verstuur. Toch vind ik e-mail een fijn medium omdat het zo lekker zwart op wit is. Vooral voor belangrijke afspraken kan het later handig bewijsmateriaal zijn. Tweede voordeel is dat je 24 uur per dag e-mails kan versturen.

In dit blog lees je hoe ik mijn e-mails zo efficiënt mogelijk verwerk. Deze werkwijze is gebaseerd op diverse blogs, boeken en eigen ervaringen. Ik zal niet zeggen dat het de heilige graal is mede omdat hij continue in ontwikkeling is.

1. E-mail een keer per dag lezen doe ik niet:
In het boek 4 hour workweek geeft Tim Ferris aan dat hij maar 1 keer per dag een aantal uur aan zijn e-mail besteed. Een nobel streven, maar dat gaat hem niet lukken. Privé misschien wel, maar zakelijk kunnen er continu belangrijke e-mails binnenkomen.

2. E-mails verdelen over mapjes en dan verwerken doe ik niet:
Onlangs heb ik een artikel gelezen van een man die alle inkomende e-mail in zijn e-mailprogramma verdeeld over mapjes. De naam van de werkwijze ben ik vergeten. Het komt erop neer dat je eerst de mails sorteert en dan per mapje de e-mails gaat verwerken. Ik vind dit niet efficiënt werken, lijkt me eerder meer tijd te kosten, tenzij je het automatiseert met berichtregels.

3. Afmelden voor de meeste nieuwsbrieven:
Ik heb me afgemeld voor vrijwel alle nieuwsbrieven omdat ik ze niet interessant vind. Natuurlijk kan ik ze telkens verwijderen uit mijn mailbox. Maar als ik dat continue doe kan ik me beter afmelden. Webwinkels versturen veel nieuwsbrieven, maar ik heb zelden iets nodig. Als ik iets wil kopen dan zoek ik wel even 5 minuten op internet naar een aanbieding.

4. Niet reageren op iedere e-mail:
Vroeger reageerde ik op vrijwel iedere e-mail, maar sinds eind 2018 doe ik dat niet meer. Ik reageer alleen als er een reactie nodig is of er specifiek om gevraagd wordt. Dit zorgt er soms voor dat mensen twijfelen of ik de e-mail wel ontvangen heb. Zij bellen of sturen nog een e-mail waarop ik dan wel reageer. De tijd die het kost om alsnog te reageren is zo minimaal vergeleken met op vrijwel iedere e-mail reageren.

Wist je trouwens dat als het jouw tijd kost om te reageren op een e-mail het de ontvanger ook tijd kost omdat die jouw antwoord moet lezen?

5. Sta ik in de CC dan scan ik de e-mail alleen:
Als ik een e-mail ontvang, van een vergadering bijvoorbeeld, dan scan ik deze. Scannen houd in dat je de inhoud vluchtig leest en kost minder tijd. Aangezien ik in de CC sta betekent dit dat het bericht niet direct voor mij bedoelt is. Het is een bericht ter kennisgeving. Zelden zal er actie van mij verwacht worden.

6. E-mails filteren op de smartphone:
Ik heb een smartphone waarop ik mijn e-mails kan ontvangen. Gedurende de dag kijk ik deze mailbox een aantal keren vluchtig door. De e-mails die ik niet meer nodig heb verwijder ik meteen. Kan ik op een e-mail reageren dan doe ik dat meteen, maar meestal zijn dit korte antwoorden.

E-mails die meer tijd vereisen markeer ik als gelezen om te voorkomen dat mijn e-mailprogramma nog steeds aangeeft dat er ongelezen e-mails zijn. Die e-mails verwerk ik later, meestal vanaf een computer of laptop.

7. E-mail lezen en deze direct verwerken:
Hoe vaak lees jij een e-mail en ga je vervolgens iets anders doen? Ik kwam erachter dat ik dit best vaak deed. Daarom heb ik mezelf aangeleerd de e-mails die ik lees meteen te verwerken. Anders lees je dezelfde e-mail misschien wel 2 of 3 keer wat zonde van de tijd is. Natuurlijk kan dit niet altijd omdat je met iets anders bezig bent maar toch even die e-mail wil lezen.

Vraag jezelf daarom af. Waarom wil ik die e-mail lezen als ik er eigenlijk toch geen tijd voor heb?

8. Sluit je e-mailprogramma eens helemaal af:
E-mails worden als afleidend gezien. Het piepje of de notificatie op je scherm en dan weet je dat er nieuwe e-mail is. De meeste mensen zijn nieuwsgierig wat erin staat. Ze stoppen met werken en wisselen naar hun e-mailprogramma. Herkenbaar? Je hoeft je niet schuldig te voelen want je bent niet de enige. Nadeel alleen is dat je stopt met je huidige activiteit. Ga je hier later weer mee verder dan kost het even voordat je weer voor 100% bezig bent.

Begin je aan een grote activiteit? Sluit dan je e-mailprogramma eens helemaal af voor een paar uur. Scheelt afleiding en je kan je zo volledig en efficiënt richten op die grote activiteit.

9. Hoe ik mijn e-mail op mijn werk lees:
Met Outlook. Kort antwoord hé ;). Iedere ochtend verwerk ik mijn mailbox. De makkelijkste mailtjes verwerk ik het eerst. Daarna kijk ik naar onze gedeelde mailboxen. Hierin komen algemene vragen binnen en bevestigingen van scripts die automatisch worden uitgevoerd. Meeste hoef ik alleen te lezen, sommige mail ik door naar collega’s.

Daarna kies ik uit de moeilijke mailtjes degene die het meeste prioriteit of de meest toegevoegde waarde heeft. Ik sluit mijn e-mailprogramma en ga aan de slag. Ben ik klaar met dit mailtje? Dan pak ik het volgende moeilijke mailtje op en verwerk ook meteen nog wat makkelijke mailtjes die weinig tijd kosten.

Heb jij nog een tip die hierboven niet staat of ben je het niet eens met een van de tips? Laat het dan weten in een reactie onder dit blog.

Laat een reactie achter

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.