Mijn vader heeft vroeger bij Essent gewerkt. Nadat hij met pensioen is gegaan werd hij lid van de stichting gepensioneerde Essent medewerkers. Deze bestaat uit enkele honderden oud Essent medewerkers die jaarlijks met elkaar naar uitjes gaan. Voorbeelden van uitjes zijn het bezoeken van een museum of de Yakult fabriek.
In 2018 heeft de stichting gevraagd of mijn vader mee wilde helpen met het up to date houden van de administratie. Hierin wordt geregistreerd wie er lid is, wie getrouwd is, wie er nog leeft, wie waar woont en ga zo maar door.
De huidige situatie, een Access database:
Hij had wel interesse en de huidige beheerder liet zien hoe de administratie werd bijgehouden. In het verleden hebben ze gekozen voor een Microsoft Access database die door de jaren heen is uitgebreid. Outlook, Word en Excel kent mijn vader maar met Access heeft hij nog nooit gewerkt.
Hij heeft de handleiding doorgenomen, wat rond geklikt en is op cursus geweest bij de huidige beheerder. Toch vond hij het nogal complex en begon te twijfelen of hij het ooit zou begrijpen. Ik heb met hem meegekeken en kwam tot dezelfde conclusie.
Decentrale opslag:
Het eerste nadeel was decentrale opslag. Alle gegevens werden op 1 computer opgeslagen waar ook maar 1 persoon bij kon. Niet heel handig als je met meerdere personen de administratie moet doen.
Dit probleem heb ik bij mijn eigen atletiekvereniging ook gehad. Daarvoor heb ik de migratie naar de cloud oplossing AllUnited uitgevoerd.
Geen encryptie van gegevens:
Privacy gevoelige gegevens werden niet versleuteld opgeslagen. Het gaat om honderden personen die met hun volledige naam, geboortedatum, adres en gegevens van een mogelijke partner in de Access database worden bewaard.
Access database vraagt niet om een wachtwoord:
Wil je de database openen dan heb je hier geen gebruikersnaam en wachtwoord voor nodig. Dit zou wel moeten omdat het toegang geeft tot een lijst met persoonlijke gegevens.
Rapporten moeten ieder jaar aangepast worden:
De database is voorzien van een aantal rapporten om te zien wanneer iemand overleden is, wanneer iemand zoveel jaar getrouwd is en wanneer een lid een bepaald aantal kroonjaren heeft bereikt. Deze maken gebruik van queries die op de tabellen worden uitgevoerd. Deze queries moeten ieder jaar aangepast worden omdat ze naar specifieke jaren kijken.
De nieuwe situatie, webapplicatie in the cloud:
In overleg met mijn vader heb ik besloten om een webapplicatie te ontwikkelen zodat de administratie voortaan in de cloud kan worden gedaan. Ik heb gekozen om dit te doen in PHP met een MySQL database. Voor de visuele weergave maak ik gebruik van een open-source thema op basis van Boostrap dat ik op internet heb gevonden.
Gedurende de ontwikkeling heb ik kritisch naar de huidige functionaliteiten gekeken en die op diverse vlakken verbeterd. Telkens heb ik in mijn achterhoofd gehouden dat mijn vader het gemakkelijk moet kunnen gebruiken.
Persoonsgegevens worden op een centrale locatie opgeslagen:
De persoonsgegevens worden voortaan online op een server in Nederland bewaard. Je hebt geen software nodig zoals Microsoft Access. Alleen een browser en een internetverbinding. In de toekomst is het mogelijk dat meerdere personen inloggen en zo dus dezelfde gegevens zien.
Inloggen op de webapplicatie is vereist:
Voordat je bij de persoonsgegevens kan moet je inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord. Vanaf het moment dat je probeert in te loggen tot het moment dat je uitlogt wordt alles geregistreerd. Op basis van een IP-adres is precies te zien welke acties er binnen de webapplicatie zijn uitgevoerd.
Gegevens worden versleuteld opgeslagen:
Alle persoonsgegevens worden met AES versleuteld opgeslagen in de database.
Rapporten worden automatisch aangepast:
In de Access database werd alleen het huidige jaar getoond. In de webapplicatie wordt de jaarfilter automatisch gevuld met het vorige, huidige en volgende jaar. Dit gebeurt automatisch. Jaarlijkse handmatige aanpassingen zijn niet meer nodig.
Huidige stand van zaken:
Inmiddels wordt de webapplicatie al in productie gebruikt. Wekelijks worden er diverse mutaties uitgevoerd. Vanuit de stichting heb ik al diverse complimenten mogen ontvangen.
Op dit moment wordt er gewerkt aan een uitbreiding zodat het ook mogelijk wordt om vanuit de applicatie e-mails te kunnen sturen. In de Access database werd daarvoor gebruik gemaakt van Outlook in combinatie met Word.