In augustus heb ik een blog geschreven over de webapplicatie die ik ontwikkeld heb voor de stichting gepensioneerde Essent medewerkers. Dat blog sloot ik af met een toelichting over functionaliteit om brieven te versturen die toen nog in ontwikkeling was.
Functionaliteit brieven versturen:
De functionaliteit is inmiddels klaar en opgeleverd aan de beheerder. Voorheen werden e-mails verstuurd met Outlook en Word vanuit Access. Dat is nu niet meer nodig. Het gebeurt nu vanuit dezelfde webapplicatie waarin ook de NAW gegevens van de gepensioneerde Essent medewerkers in beheerd worden.
Functionaliteit evenementen organiseren:
Inmiddels is er ook functionaliteit ontwikkeld die het mogelijk maakt om evenementen te organiseren. Een aantal keren per jaar komen de deelnemers van de stichting bijeen voor een leuk dagje uit of de jaarlijkse reünie.
Om dit gemakkelijk te beheren heb ik de webapplicatie uitgebreid met een scherm waar evenementen toegevoegd, gewijzigd of verwijderd kunnen worden. Voor een evenement hoeft alleen een naam + datum + prijs + omschrijving geregistreerd te worden.
Voor de deelnemers aan de evenementen is het mogelijk om gebruik te maken van geregeld busvervoer of eigen vervoer. Om dit goed te kunnen registreren kan in de webapplicatie diverse vervoersopties toegevoegd worden.
Deelnemers toevoegen is heel eenvoudig. Hiervoor hoeft de beheerder alleen de deelnemer te openen. Onderin het scherm kan dan het evenement geselecteerd worden waar de deelnemer aan deel wilt nemen. Na het toevoegen worden er nog een aantal vragen gesteld. Voorbeelden van vragen zijn dieetwensen, vervoer en of de partner ook komt.
Brieven versturen:
Als eerste stap worden de gepensioneerde Essent medewerkers uitgenodigd. Hiervoor kan de beheerder met de brief functionaliteit een brief opstellen en versturen. Sommige deelnemers zijn al op leeftijd en hebben geen e-mailadres. Die krijgen de brief via de post.
De webapplicatie zorgt ervoor dat de papieren brieven in een PDF naar de beheerder worden gestuurd. Daarnaast wordt er ook een PDF bestand met adresetiketten gegenereerd. Het enige wat de beheerder moet doen is de brieven in een envelop stoppen, etiket en postzegel erop en de envelop kan in de brievenbus.
De e-mailberichten worden automatisch door de webapplicatie verstuurd. Dit wordt wel in groepjes gedaan om te voorkomen dat de e-mails als SPAM worden aangemerkt.
Herinneringen versturen:
Na een aantal weken wordt er nogmaals een herinnering verstuurd naar de deelnemers. In de functionaliteit om brieven te versturen kan met de selectieopties aangegeven worden wie er wel en wie niet een herinnering moet ontvangen. Hiermee wordt voorkomen dat deelnemers die al aangemeld zijn de herinnering ontvangen.
Bevestiging evenement + gekozen vervoersoptie:
Twee weken voor het evenement wordt de laatste brief verstuurd naar de deelnemers die naar het evenement gaan. Hierin staat de agenda, locatie en de gekozen vervoersoptie. Net als bij de voorgaande brieven wordt een gedeelte digitaal verstuurd en een gedeelte via de post. Dit alles wordt gedaan met een paar simpele muisklikken.
Uitgevoerde optimalisaties:
Naast het migreren van deze functionaliteit van de Access database naar de webapplicatie heb ik ook een aantal optimalisaties uitgevoerd. Dit met als resultaat dat dezelfde acties in veel minder tijd uitgevoerd kunnen worden en ook zonder kennis van Access of de samenvoeg functionaliteit in Word.
Voorheen werd er telkens een kopie van de Access database gemaakt en vervolgens aangepast voor het evenement. Hierdoor ontstonden er meerdere Access databases. Alle informatie wordt nu in een database bewaard.
Voor iedere brief die werd verstuurd moesten telkens veel handelingen verricht worden om die als e-mail te versturen. Hierna moesten dezelfde handelingen nogmaals uitgevoerd worden voor de papieren brieven. Deze handelingen zijn samengevoegd in minder dan 5 muisklikken door te werken met selectieopties in een scherm.
Vroeger werd er gebruik gemaakt van twee verschillende brieven. Een voor het e-mailbericht en een voor op papier. Deze heb ik inhoudelijk aangepast zodat er nog maar een brief nodig was. Dezelfde aanpassingen heb ik doorgevoerd voor de bevestigingsbrief. Ook hiervan waren twee versies omdat mensen met de bus of eigen vervoer gingen.
Conclusie:
De beheerder heeft positief gereageerd op deze uitbreidingen en is vooral blij dat hetzelfde werk nu veel minder tijd kost. Als tweede voordeel geeft hij aan dat het heel handig is dat hij overal in de webapplicatie in kan loggen.