Taakgericht werken = efficiënter werken

Ik ben Tim de Hoog en wilde efficiënter werken.Zes maanden geleden kwam ik tot de conclusie dat ik efficiënter wilde gaan werken. In eerste instantie ging het er mij niet om minder te werken, maar wel ieder uur beter te kunnen benutten.

Lees ook dit artikel over het ontvangen van e-mails minimaliseren.

Om te bepalen waar verbeterpunten mogelijk waren heb ik eerst onderzocht waar ik mijn tijd aan besteedde. Dit onderzoek heb ik voor mijn werk en privéleven uitgevoerd. Het viel me op dat ik per dag vaak tijd kwijt was aan:

  1. Social media lezen
  2. Lezen van nieuwsartikelen
  3. Bepalen wat ik wilde doen

Ik heb toen als doel bepaald om de tijd die ik aan bovenstaande punten besteedde zoveel mogelijk te limiteren. Op deze manier creëer ik tijd die ik weer voor andere activiteiten in kan zetten.

Social media lezen:
Facebook gebruik ik niet. Nooit gedaan en ik mis het ook niet. Dat scheelt dus al tijd. Maar ik heb wel Twitter en LinkedIn. Zonder dat je het weet zit je per een dag toch gauw een uur te swipen en te lezen. Is dat erg? Nee want het zijn vaak interessante onderwerpen. Al ben ik wel kritischer geworden in de personen of bedrijven die ik volg. Ik heb mijn lijst op Twitter  behoorlijk opgeschoond.

Voortaan vraag ik mezelf bij een post of tweet af:

  • Is dit interessant voor mij om te lezen, heeft het toegevoegde waarde?
  • Kan ik het ook bewaren voor later als ik vrije tijd heb?

Vooral de eerste vraag is belangrijk. Je hoeft niet alles te lezen wat je tegenkomt. Je hersenen kunnen op een dag maar een bepaalde hoeveelheid informatie aan. Door te scannen kan je al snel bepalen of de post interessant genoeg is.

Tegenwoordig gebruik ik social media alleen nog als ik 5 minuten niets te doen heb of moet wachten op bijvoorbeeld een afspraak.

Lezen van nieuwsartikelen:
Dagelijks bezocht ik regelmatig bndestem.nl of nu.nl of tweakers.net. Ik scrollde door de pagina’s heen en klikte een aantal artikelen aan. Maar aan het einde van het artikel vroeg ik me af wat ik nou eigenlijk gelezen had. Was het interessant? Heb ik er echt iets aan?

Net als bij social media vraag ik me dus af of het artikel wel interessant is. Het gevolg van deze aanpak is dat ik de websites veel minder bezoek. Die tijd kan ik weer aan andere zaken besteden. Mis ik het nieuws? Nee eigenlijk niet. Als het heel belangrijk is hoor je het wel van vrienden of collega’s. Maar een beetje op de hoogte blijven is nooit verkeerd.

Bepalen wat ik wilde doen:
Dagelijks liep ik tegen het probleem aan dat ik niet wist wat kon doen. Thuis of op het werk. Dit bepaalde ik op locatie en daarmee verloor ik dus tijd.

Om dit op te lossen ben ik taakgericht gaan werken. Alles wat ik wil of moet doen ben ik op gaan schrijven. Ik gebruik hiervoor papier maar ook de Apple Notities app. Het gaat erom dat je ergens een lijst hebt met taken die uitgevoerd moeten worden. Hier heb je al over nagedacht, misschien heb je er zelfs al een prioriteit aan gegeven.

Wanneer noteer je iets als een taak:
Bij voorkeur doe ik dit aan het einde van de dag voor de volgende dag. Dus maandagmiddag bepaal ik wat ik dinsdag zou willen doen. Alles wat niet afkomt schuif je door naar de volgende dag. Het tweede moment, dit is heel belangrijk, is gedurende de dag. Als je een nieuwe taak bedenkt of krijgt schrijf je die op. Die komt op de lijst. Immers je bent al bezig met een taak en wisselen tussen taken kost tijd.

Hoe pak je een taak op:
Je kijkt op je lijstje en pakt een taak op. Staat je lijstje al in volgorde van prioriteit dan is het de bovenste taak. Zo niet dan pak je een taak die je zeker die dag afkrijgt en die de meest toegevoegde waarde heeft. Dit komt eigenlijk heel dicht bij de scrum methode. Het afronden van een taak zal je ook een goed gevoel geven. Dus maak de taken niet te groot.

Hoe werk je de taak zo efficiënt mogelijk af:
Op het moment dat je de taak opgepakt hebt ben je alleen daar mee bezig. Volledige focus dus. Om dat te bereiken sluit je jouw e-mailprogramma af, want e-mails zijn vaak nieuwe taken. Geen social media en alle andere websites sluit je ook. Ligt de smartphone in de buurt? Dan zet je die op stil en je legt hem uit het zicht.

Ok, de taak is klaar en dan?
Simpel, je pakt de volgende op het lijstje. Kans is groot dat er taken zijn toegevoegd die nu opeens een hogere prioriteit hebben. Bijvoorbeeld het schrijven van een blog. Hoe eerder die online is, zorgen de advertenties die erbij getoond worden, voor inkomsten. Dit is een voorbeeld van de toegevoegde waarde.

Taakgericht werken vereist in het begin wel volledige aandacht. Wees kritisch naar jezelf wanneer je toch weer terugzakt naar de oude manier van werken. Na een paar weken kom je erachter dat je veel efficiënter werkt. Als ik thuis ben en heb een uurtje over kijk ik op mijn lijstje. Er staat vast wel een taak op die ik in een uur af kan ronden.

Maakt dit je niet dom dan?
Natuurlijk is het goed om je hersenen te trainen om dingen te onthouden. Maar je kan niet alles onthouden. Per dag krijg je zoveel informatie binnen. Het is helemaal niet erg dat je opschrijft dat de goot schoongemaakt moet worden. Je moet er wel voor waken dat je niet alles opschrijft.

Maar als je opschrijft dat je deze week die zieke oom belt in plaats van dat je het probeert te onthouden en toch vergeet. Dan heeft het toch toegevoegde waarde. En die oom zal het fantastisch vinden dat je even belt.

Kort samengevat gaat het erom dat je volledig bezig bent met 1 taak en niet alles erom heen. Want dat mailtje dat kan vast wel even wachten….

Laat een reactie achter

Je e-mailadres zal niet worden gepubliceerd. vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.