Bijna een jaar geleden heb ik een blog geschreven over het registreren van sponsoren in AllUnited voor mijn atletiekvereniging A.T.V. Scorpio. Inmiddels maken we al bijna 2 jaar gebruik van AllUnited en we zijn het nog steeds aan het uitbreiden.
In maart dit jaar heb ik een bespreking begeleid met de hoofdgebruikers van AllUnited binnen mijn atletiekvereniging. Je moet dan denken mensen van de ledenadministratie, de penningmeester, webmaster en mensen van de wedstrijd organisatie commissie. Tijdens deze bespreking kon iedereen aangeven wat hij/zij van AllUnited vond en of ze nog vragen hadden. Op deze manier kon ik deze in groepsvorm beantwoorden en leerde iedereen er meteen van.
Naast wat kleine bespreekpunten zoals de contributie indeling en wat optimalisaties van het inschrijfformulier hebben we ook de Ledenmodule van AllUnited besproken. Deze hebben wij een jaar geleden aangeschaft om de trainers toegang te kunnen geven.
Om de Ledenmodule te kunnen gebruiken moet je extra per lid betalen. Omdat we dit niet konden beperken tot de 30 trainers hebben we dit voor alle leden gedaan. Persoonlijk vond ik dit een dure investering wanneer niet alle leden gebruik kunnen maken van deze uitbreiding. Mijn voorstel was daarom om de Ledenmodule voor alle leden in te zetten. Tijdens de bespreking heeft iedereen hiermee ingestemd.
NAW gegevens bekijken/wijzigen
Alle leden kunnen voortaan hun eigen NAW gegevens bekijken of wijzigen door in te loggen op AllUnited. Mutaties moeten nog wel eerst goedgekeurd worden door de ledenadministratie. Dat is fijn want zo behoud je wel de kwaliteit. Nadeel is wel dat leden geen bevestiging krijgen vanuit AllUnited wanneer hun wijziging is verwerkt of afgekeurd.
Incassogegevens bekijken/wijzigen
Vrijwel alle leden maken gebruik van automatische incasso voor het betalen van de contributie. Door in te loggen kunnen ze zien welk rekeningnummer er bekend is bij de ledenadministratie. Indien nodig kan dit meteen gewijzigd worden. Een lid moet dan wel de incasso voorwaarden opnieuw goedkeuren waarin staat waarvoor ze toestemming geven. Dit is wel zo fijn om problemen achteraf te voorkomen.
Lidmaatschap opzeggen:
Leden kunnen via AllUnited ook hun lidmaatschap stopzetten. Alleen de ledenadministratie en penningmeester waren niet heel blij met deze functionaliteit. Ze waren bang de controle kwijt te raken omdat mensen hun lidmaatschap zomaar op konden zeggen. Een begrijpelijke reactie en hiervoor hebben we een oplossing gevonden.
Leden kunnen nog steeds online hun lidmaatschap opzeggen, maar de ledenadministratie bepaald de definitieve datum. Dit staat ook zo vermeld boven het opzegformulier. De definitieve datum wordt, conform de statuten, bepaald en via e-mail bevestigd.
Kan je niet meer e-mailen of bellen met de ledenadministratie?
De leden kunnen nog steeds e-mailen of bellen, dat gaan we niet verbieden. Vooral voor mensen op leeftijd begrijp ik dat dit nog een fijne manier is. Maar uit rondvraag blijkt dat veel mensen het ook wel een pluspunt vinden dat ze hun gegevens 24 uur per dag in kunnen zien of kunnen wijzigen.
Het in gebruik nemen van de Ledenmodule:
Begin maart 2020 is besloten deze uitbreiding volledig binnen de vereniging in te zetten. De mensen die aanwezig waren tijdens de bespreking kregen als eerste de kans om de Ledenmodule uit te testen. Op basis van deze feedback zijn er nog wat verbeteringen doorgevoerd. Zo zijn er online handleidingen geplaatst voor het activeren van een account en het gebruiken van de ledenmodule.
Eind maart is er een nieuwsbericht op de website van A.T.V. Scorpio geplaatst om aan te geven dat leden online hun gegevens konden inzien en wijzigen. Vanaf toen kwamen de eerste mutaties langzaam binnendruppelen. Eind april is er een nieuwsbrief verstuurd naar alle leden met daarin hetzelfde nieuwsbericht. Toen kwamen er nog meer mutaties binnen.
Conclusie:
Het doorvoeren van mutaties scheelt veel tijd en verlaagd de kans op fouten. Voorheen moest het geknipt en geplakt of overgetypt worden. Het is een nieuwe ontwikkeling, maar wel een goede ontwikkeling.
Bekijk alle blogs over AllUnited