Veel mensen maken gebruik van een handtekening in e-mailberichten. Dit is een stukje tekst dat aan iedere e-mail wordt toegevoegd. Sommige zijn heel simpel en andere zijn heel creatief met opmaak en afbeeldingen.
Het grootse voordeel is dat je niet heel de tijd “met vriendelijke groet, Tim de Hoog” hoeft te typen. Bij bedrijven volgt er ook nog iets over een disclaimer en spaar het milieu door de mail niet te printen.
Handtekening blok:
Soms worden er aan het begin van de handtekening twee streepjes getoond — gevolgd door een spatie. Die spatie zie je niet maar staat er wel. Thunderbird werkt hier mee.
Deze streepjes worden gebruikt om het signature block aan te geven. Anders wordt het voor een programma lastig om te herkennen wat de inhoudelijke tekst is en wat de handtekening.
Helaas hebben veel mensen deze twee — weggehaald omdat ze best wel lelijk zijn. Dat begrijp ik helemaal. Maar ik denk dat veel mensen ook niet weten wat het nut is van die twee streepjes.
De — in de praktijk:
Voor mensen hebben deze twee streepjes geen toegevoegde waarde, maar voor computerprogramma’s wel. Veel bedrijven werken tegenwoordig met een programma om vragen van klanten gemakkelijk te kunnen verwerken. Voorbeelden zijn Zendesk of Gitlab.
De klantenservice van een bedrijf werkt dan met dit programma en kan vragen gemakkelijk doorzetten naar collega’s of andere afdelingen. Vergelijk het met een grote mailbox waar iedereen in werkt.
In dit geval e-mail je dus niet naar een e-mailprogramma zoals Outlook of Apple Mail, maar naar programma. Die verwerkt jouw reactie in een totaal overzicht. Je kan dan het volledige gesprek in de e-mail of online volgen.
Om te voorkomen dat het gesprek heel veel tekst bevat worden de handtekeningen soms verwijderd. Die zijn toch altijd hetzelfde en hebben geen toegevoegde waarde voor het gesprek. De twee streepjes worden door het programma gebruikt om het verschil te bepalen tussen de tekst en de handtekening.
Andere opmaak voor de handtekening:
Een tweede reden voor het toepassen van de twee streepjes is dat een handtekening in een andere opmaak wordt getoond. Deze opmaak is vaak lichtgrijs. Het belangrijkste van een e-mail is nog steeds de inhoudelijke tekst.