Vraag:
Afgelopen weekend vroeg een administratiekantoor of ik voor hun een gebruiker toe wilde voegen aan hun Unit4 Multivers Online omgeving. Een van hun klanten ging voortaan de administratie meteen online doen in hetzelfde systeem als waar het administratiekantoor in werkt.
In maart dit jaar had ik deze vraag ook al een keer gehad en het was toen behoorlijk zoeken wat ik waar allemaal moest doen. Ergens in november 2020 heeft Unit4 besloten om te migreren naar de Azure cloud omgeving. Dit betekent dat het inloggen op Unit4 Multivers Online verandert is.
Antwoord:
Onderstaand stappenplan is een globaal stappenplan. Ik leg daarom niet tot in detail uit welke instellingen je op moet geven voor een nieuwe gebruiker in Unit4 Multivers Online. Hoe je dat doet vind je prima in de online help omgeving. Maar ik vond nergens in de online help omgeving waar ik een gebruiker toe moest voegen.
Om in te loggen heb je twee accounts nodig:
- Je hebt 1 account nodig om in te loggen in de online Citrix omgeving
- Je hebt 1 account nodig om in te loggen op Unit4 Multivers Online
Kenmerkend voor de gebruiker uit punt 1 is dat deze gebruikersnaam en wachtwoord wordt genereert. Deze begint eerst met 6 letters en dan 4 cijfers. Voor de gebruiker uit punt 2 mag je zelf een gebruikersnaam en wachtwoord bedenken.
Inloggen in de Citrix omgeving gaat via: https://u4bsw.cloud.com/. Je vult daar de gebruikersnaam in met 6 letters + cijfers + @u4bsw.nl. Binnen deze omgeving kan je Unit4 Multivers Online opstarten met de zelf bedachte gebruikersnaam en wachtwoord.
Je hebt Citrix nodig om de administratiesoftware op te kunnen starten:
Hiermee kan je software die op een andere computer staat geïnstalleerd op jouw computer gebruiken. Hiervoor moet je eenmalig software downloaden via de Citrix website. Mochten er problemen ontstaan tijdens het installeren, lees dan dit blog.
Account toevoegen Unit4 Multivers Online:
Zorg ervoor dat er een administratie ingericht is. Deze heb je nodig om te koppelen aan de gebruiker.
- Log in met het Citrix account
- Start Unit4 Multivers Online op en log in met het hoofdaccount
- Voeg de administratiegroep toe, volg hiervoor hoofdstuk 1.1
- Voeg de gebruiker toe, volg hiervoor deze handleiding
- Koppel de juiste rechtengroep, administratiegroep en administratie
- Klik op de diskette om de gebruiker op te slaan
- Log nu uit met het hoofdaccount
- Log nu in met het nieuwe account en controleer of deze de juiste administratie ziet
Account toevoegen aan Citrix omgeving:
Met bovenstaande account kan je inloggen op Unit4 Multivers Online maar niet in de Citrix omgeving. Je moest wel eerst deze gebruiker toevoegen, omdat de administratiegroep die je hebt aangemaakt, ook wordt gekoppeld aan de Citrix gebruiker.
- Log in op start.unit4boekhoudgemak.nl
- Hiervoor heb je wederom het hoofdaccount nodig
- Klik links op Gebruikers en voeg een gebruiker toe
- Koppel tijdens het toevoegen de juiste administratiegroep
- Na het opslaan ontvang je een e-mail met gebruikersnaam ne wachtwoord
- Als gebruikersnaam zie je 6 letters + 4 cijfers, die 4 cijfers zijn opvolgend
Conclusie:
Om een klant in te laten loggen heb je 2 accounts nodig. Een voor Citrix en een voor Unit4 Multivers Online. Deze moet je in twee verschillende systemen toevoegen.