Vraag:
Vanuit mijn atletiekvereniging kreeg ik de vraag of het mogelijk is om het aantal leden per woonplaats te bepalen. Om informatie over de leden bij te houden wordt er gebruik gemaakt van AllUnited. Dit informatiesysteem heeft geen mogelijkheid om deze informatie direct aan te leveren in bijvoorbeeld een rapport.
Ik heb daarom een export gemaakt van alle leden naar CSV. Dit bestand heb ik vervolgens geïmporteerd in Excel zodat ik met formules de tellingen kan doen en de data kan sorteren.
> Lees meer over Office 2021 en hoe je het goedkoop kan aanschaffen
Antwoord:
Onderstaand stappenplan maakt gebruik van de Nederlandse Excel versie. Dit betekent dat de Nederlandse formulenamen gebruikt moeten worden. Heb je Excel in het Engels? Dan moet je de Engelse formule namen gebruiken. Ik zal deze bij elke stap vermelden.
Stap 1:
Maak een export van de leden met minimaal de data waar je aantallen voor wilt bepalen. In dit voorbeeld gebruik ik “woonplaats”. Maar dit kan natuurlijk ook voor “geslacht”.
Stap 2:
Start Excel op en maak een nieuw werkblad. Hernoem onderin “Blad1” naar “Leden”. Voeg nog een blad toe door op + te klikken en noem deze “Woonplaatsen”.
Stap 3:
Sla het werkblad op onder een duidelijke naam, bijvoorbeeld “Ledenlijst statistieken”.
Stap 4:
Plaats de data uit stap 1 op het werkblad “Leden”. Dit kan je doen met kopiëren en plakken of door een CSV bestand te importeren door bovenin op “Gegevens”> “Uit tekstbestand / CSV” te klikken.
Stap 5:
Kopieer de kolom met woonplaatsen van het blad “Leden” naar kolom A op het blad “Woonplaatsen”. Zorg ervoor dat het label “woonplaats” in A1 staat.
Stap 6:
Klik op kolom “A” op het blad “Woonplaatsen”. Klik vervolgens bovenin op “Gegevens” > “Dubbele waarden verwijderen” en bevestig met “OK”. Het resultaat wan de ontdubbeling wordt getoond. Klik op “OK” en de lijst met “Woonplaatsen” wordt korter.
Sla het bestand op.
Stap 7:
In mijn geval werden woonplaatsen soms met een hoofdletter, geen hoofdletter of alleen maar hoofdletters geschreven. Ik vond dat niet mooi en consistent en wil dit aanpassen.
Klik in “B1” en typ een nieuw label voor deze kolom, bijvoorbeeld “Woonplaats”.
Klik in “B2” en typ de volgende formule: =(BEGINLETTERS(A2)). Engelse functienaam is “PROPER”.
Kopieer deze functie in kolom B naar beneden net zolang er in kolom A plaatsen staan.
Stap 8:
Klik in kolom “C1” en typ “Aantal:”. Heb je stap 7 niet gedaan dan kan je deze stappen ook voor kolom B uitvoeren.
Klik in “C2” en typ “=AANTAL.ALS(Leden!M:M;A2). Hierin moet kolom M op het blad “Leden” de woonplaatsen bevatten. Engelse functienaam is “COUNT.IF”
Kopieer deze functie in kolom C net zolang er in kolom A woonplaatsen staan.
Sla het bestand op.
Stap 9:
In kolom C staan nu wisselende getallen, maar niet gesorteerd. Dit kunnen we oplossen door een filter toe te voegen.
Selecteer op het blad “Woonplaatsen” met de muis kolom A1 t/m C1. Klik bovenin op “Start” > “Sorteren en filteren” > “Filter”
Klik in kolom C op de filter knop aan het einde van de kolom (grijs knopje) en sorteer van “hoog naar laag”.
Sla het bestand op.
Conclusie:
Je hebt nu een mooi overzicht in Excel, met het aantal leden per woonplaats, gesorteerd van hoog naar laag.
Deze resultaten kan je afdrukken, kopiëren naar Word of verder in Excel gebruiken.