Probleem:
In het bedrijf waar je werkt wordt er gebruik gemaakt van Microsoft Teams om intern te chatten met collega’s. Het is ook mogelijk om te chatten met personen die geen deel uitmaken van het bedrijf zoals bijvoorbeeld klanten.
In Teams kan je naar collega’s bestanden versturen zoals afbeeldingen, Word documenten, PowerPoint presentaties en PDF bestanden. Hiervoor kan je onderin het chatscherm op het paperclip icoontje klikken.
Wil je dit doen voor personen die geen deel uit maken van het bedrijf, dus klanten, dan zal je zien dat dit niet gaat. Er is geen paperclip icoontje onderin het scherm.
Personen buiten de organisatie worden rechts bovenin het chatvenster voorzien van het label “external”.
Hoe kan je dan toch afbeeldingen versturen?
Onderzoek
Ik dacht dat het een rechten instelling zou zijn. Een soort van beveiliging om uitlekken van data tegen te gaan. Maar na de vele uren die ik rond geklikt heb in Microsoft Teams Admin Center heb ik deze instelling niet gevonden.
Op internet wordt bevestigd dat het versturen van bijvoorbeeld afbeeldingen bij meerdere bedrijven niet werkt. Er loopt zelfs een verzoek bij Microsoft om hiervoor ondersteuning in te bouwen.
Blijkbaar gebruikt Teams het programma OneDrive binnen een bedrijf om bestanden tussen gebruikers te delen. Omdat een persoon buiten het bedrijf geen toegang heeft tot OneDrive kunnen er ook geen bestanden gedeeld worden.
Oplossing:
Je kan afbeeldingen niet selecteren via een paperclip icoon of naar de chat slepen. Maar je kan de afbeelding wel in de chat plakken.
- Klik op de afbeelding met de rechtermuisknop en klik op “kopiëren”
- Klik in het venster waar je een bericht kan typen
- Klik hierin met de rechtermuisknop en klik op “plakken”
- De afbeelding wordt nu wel gedeeld met het persoon waarmee je chat
Dit werkt ook voor PDF bestanden, maar niet met Word bestanden.
Voor kopiëren kan je ook de toetsenbord combinatie CTRL+C voor kopiëren en voor plakken CTRL+V gebruiken.
> Bekijk meer blogs over Teams