Bij het bedrijf waar ik werk ben ik sinds een paar jaar ook de beheerder van de Microsoft 365 omgeving. Mijn taken zijn het aanmaken van nieuwe gebruikers en mailboxen, licentie beheer en ook het inactief maken van gebruikers.
Huidige licenties onderzocht
Om de jaarlijkse kosten zo laag mogelijk te houden vind ik het interessant om te onderzoeken waar kosten bespaard kunnen worden. Daarom heb ik begin 2023 de huidige licenties van ons Microsoft 365 omgeving (voorheen Office 365) onderzocht. Door de jaren heen waren daar verschillende soorten licenties plaketten bijgekomen.
Tientallen euro’s besparen
Inmiddels waren er ook een aantal mailboxen die al even niet meer gebruikt werden. Deze mailboxen hadden ieder ook een licentie waar wij jaarlijks voor betaalde. Door deze mailboxen te verwijderen komen de licenties vrij en kan ik die opzeggen. Hier kan je tientallen euro’s per jaar mee te besparen.
> Lees hoe je goedkoop een Office licentie voor thuis koopt
Hoe maak je een back-up van een mailbox?
Voor de zekerheid wilde ik wel eerst de mailboxen exporteren. Waarschijnlijk hebben we die nooit nodig maar toch fijn om te hebben.
Ik weet dat je op Windows binnen Outlook via Bestand alle e-mails, contacten en agenda’s kan exporteren naar een .pst bestand. Maar bij het bedrijf wordt er gebruik gemaakt van Apple MacBooks met daarop Outlook. Deze versie heeft geen optie om een export naar een .pst bestand te maken.
Via Google ben ik uitgekomen op de handleiding How to Export an Office 365 Mailbox to PST – [Step-by-Step]. Hierin wordt stap voor stap uitgelegd hoe je via Microst 365 Admin Center back-ups kan maken van mailboxen.
Persoonlijk zou een knopje “Export to PST” bij iedere mailbox in Microst 365 Admin Center een handige optie zijn. Maar via bovenstaand stappenplan kan je wel nog bepaalde filters instellen omdat je misschien niet alles wilt exporteren.
Helaas, downloaden back-up werkt alleen op Windows
Alle stappen tot “12. Download eDiscovery Export Tool” waren prima te doen op macOS. Maar het downloaden van de eDiscovery Export Tool wordt alleen ondersteund door de Microsoft browser Edge.
Ik heb daarom Microsoft Edge op macOS geïnstalleerd, maar dit loste het niet op. De eDiscovery Export Tool is een programma dat alleen ontwikkeld is voor Windows.
De enige oplossing was daarom om stap 12 uit te voeren op Windows door gebruik te maken van Microsoft Edge. In bovenstaande handleiding vind je ook tips hoe je eDiscovery Export Tool kan downloaden via Chrome of Firefox op Windows.
E-mailadressen toevoegen als alias aan algemeen e-mailadres
Het kan handig zijn om de e-mailadressen die verwijderd zijn toe te voegen als alias aan een ander e-mailadres. Dit andere e-mailadres kan bijvoorbeeld een algemeen e-mailadres zijn. Mocht er in de toekomst nog gemaild worden naar deze oude e-mailadressen dan ontvang je de e-mails nog. Dit kan je instellen in Microst 365 Admin Center.