Bij het bedrijf waar ik werk beheer ik de e-mailadressen, mailboxen en Office licenties. Er wordt gebruik gemaakt van betaalde licenties voor Microsoft 365 (oude naam: Office 365).
Door de jaren heen zijn er e-mailadressen met mailboxen aangemaakt voor personen die het bedrijf inmiddels verlaten hebben.
Licenties opzeggen & kosten besparen
Je zou daarom kunnen concluderen dat je de betaalde Microsoft 365 licenties kan verwijderen voor deze e-mailadressen. Deze licenties bieden ook toegang tot alle Office programma’s, Teams en SharePoint wat niet meer nodig is. Het e-mailadres en de mailbox blijft dan bestaan zodat je die later nog kan raadplegen indien nodig. Het voordeel hiervan is dat je het aantal licenties kan verkleinen om kosten te besparen.
Maar helaas werkt dit niet zo.
Je hebt een geldige licentie nodig
Zodra ik de licentie verwijderde had ik geen toegang meer tot de mailbox. In eerste instantie dacht ik dat je dan de Office programma’s niet meer kon gebruiken maar nog wel het e-mailadres en de mailbox.
Ik heb dit getest met een mailbox:
- Die een Exchange Online licentie had
- Die een Microsoft 365 Business licentie had
Mailbox blijft behouden
Als je de licentie verwijderd en op een later moment weer toevoegt kan je de mailbox weer gebruiken. Ontvangen e-mails, voordat je de licentie verwijderde, zijn ook weer beschikbaar. Het activeren van een licentie kan tot 10 minuten duren.
Op deze manier kan je dus wel creatief met licenties omgaan voor mailboxen die niet meer actief worden gebruikt. Hierdoor kan je toch op de jaarlijkse licentie kosten besparen.
Geen licentie = geen e-mailadres
Het viel mij op dat zodra je de licentie van het e-mailadres verwijderd dat het e-mailadres ook niet meer beschikbaar is. Als je er een e-mail naartoe stuurt krijg je een e-mail terug met de foutmelding dat de mailbox niet bestaat.
Een creatieve oplossing die ik hiervoor toepas is dat ik het e-mailadres als alias toevoeg aan een ander e-mailadres. Dan bestaat het e-mailadres weer maar dan zonder mailbox.
Hoe maak je een back-up
Mailbox niet meer nodig? Misschien wil je eerst een back-up maken. Op Windows kan je dit doen in Outlook via bestand Exporteren. Het resultaat is dan een .pst bestand dat je kan bewaren. Gebruik je Apple apparatuur? Lees dan mijn andere blog over het exporteren van Microsoft 365 mailboxen.