Wekelijks krijg ik van mensen e-mails binnen die vragen of problemen hebben. Om ze verder te kunnen helpen vraag ik soms of ze een of meerdere screenshots kunnen sturen.
Een goed voorbeeld is bijvoorbeeld dat het mensen niet lukt om Outlook juist in te stellen zodat ze e-mails kunnen ontvangen of versturen.
> Bekijk meer blogs over Outlook
Zonder screenshots kom ik ook al een eind. Maar helaas is niet iedere situatie hetzelfde en soms zeggen mensen a maar bedoelen ze b. Een screenshot = een foto en het bekende spreekwoord is dat een foto meer zegt dan duizend woorden.
Windows Knipprogramma
Ik verwijs gebruikers dan altijd naar het Windows Knipprogramma dat sinds Windows 8 wordt meegeleverd. Persoonlijk vind ik dit een van de beste apps die Microsoft ooit aan Windows heeft toegevoegd. Mede ook omdat je een screenshot van het scherm kan maken via de sneltoets Windows toets + Shift + S.
Je selecteert vervolgens het gedeelte waar je een screenshot van wilt maken. Een stuk beter voor de privacy. De Print Screen knop op het toetsenbord, die een screenshot van het gehele scherm maakt, is dus verleden tijd.
Aantekeningen maken:
Nadat je een screenshot hebt gemaakt kan je in het Windows Knipprogramma ook nog aantekeningen op het screenshot maken. Bijvoorbeeld met een pijltje aangeven waar de vraag om gaat of er een tekstje bijschrijven. De knoppen hiervoor vind je onderin het scherm.
Klik vervolgens rechts bovenin op het diskette icoontje om de screenshot als een afbeelding op te slaan. Of klik op het kopieer icoontje om het screenshot in een e-mail of Word document te plakken.
Screenshots plakken in Word – hoeft niet:
Het is nergens voor nodig om screenshots in een Word document te plakken en dat vervolgens als bijlage aan een e-mail toe te voegen. Eigenlijk de enige reden die ik kan bedenken, om het wel te doen, is als je tekst bij een screenshot wil plaatsen. Maar dit kan ook in een e-mail.
Het grote nadeel van screenshots in Word documenten is dat het beperkt is tot de breedte van een A4. Hierdoor zal een grote screenshot snel onleesbaar worden doordat deze verkleind wordt. Om deze weer leesbaar te maken moet je deze vergroten in Word waardoor hij buiten de lijnen van een A4 valt.
Screenshots plakken in e-mail – is beter:
Een screenshot, of meerdere screenshots, kan je ook plakken in een e-mail en vervolgens daaronder tekst typen mocht een toelichting nodig zijn. Dit doe je door na het maken van het screenshot in de e-mail te klikken met rechts en op “plakken” te klikken. Het screenshot is meteen zichtbaar.
Een andere manier is dat je de screenshots als bijlagen toevoegt, net als een Word document.
Het voordeel van beiden manieren is dat de afbeelding duidelijk leesbaar is.
Het tweede voordeel is dat je niet eerst het Word document moet openen om de screenshots te zien. Een afbeelding in een e-mail op een smartphone kan je gemakkelijk vergroten door met de vingers een zoom beweging te maken. Een zoom beweging maak je door 2 vingers op het scherm te plaatsen en uit elkaar te schuiven.
Conclusie:
Screenshots zijn super handig! Mij helpen ze enorm. Maar je hoeft ze niet eerst in Word te plakken. Plak ze meteen in jouw e-mail.