Stel dat je ooit als ondernemer begonnen bent met een bedrijf dat zich bezighoudt met het verpakken en verzenden van chocolade. Jij bent dan de eerste medewerker en je denkt er dan vast niet aan om jouw uren te registreren.
Met Excel kom je een eindje
Als je al uren bijhoud is de kans aanwezig dat je dit in Excel doet. Prima toch? Gewoon een simpel lijstje met start en eindtijden. Misschien een paar formules om alles op te tellen. Meer hoef je niet te doen. Hoe simpeler het in te vullen is hoe groter de kans dat je het ook netjes iedere dag doet.
Eigenlijk is het best interessant om te weten hoeveel uren je werkt want:
- Je kan dan bepalen of de prijs voor de producten of diensten nog juist is
- Misschien is het tijd om een eerste medewerker in dienst kan nemen
De zaken gaan goed. Na een half jaar en werkweken van 60+ uur besluit je een medewerker in dienst te nemen voor 24 uur per week. De tijd die vrijkomt kan jij investeren in het verder laten groeien van het bedrijf.
Die nieuwe medewerker wordt verantwoordelijk voor het logistiek proces. Of wel het inpakken van die heerlijke chocolade. Ook deze medewerker gaat werken met jouw Excel overzicht. Daarin wordt per dag netjes geregistreerd hoeveel uren er gewerkt wordt. Heb je daar nooit discussie over.
Nog meer medewerkers erbij
De tijd die jij hebt kunnen besteden aan het bedrijf loont de moeite want er komen steeds meer bestellingen bij. De medewerker werkt inmiddels al 40 uur in de week maar zelfs dat is niet meer genoeg. Klanten tevreden houden is het belangrijk om te groeien.
Je besluit daarom om 2 scholieren aan te nemen die iedere zaterdag van 8-12 komen werken. Daarnaast maak je de afspraak dat ze ook door de weeks komen helpen als ze tijd vrij hebben.
Op hun eerste dag leg je uit hoe het Excel bestand voor uren declaratie werkt. Een van de scholieren geeft subtiel aan: Excel? Je hebt tegenwoordig websites waar je ook uren kan registreren.
Excel is niet meer de oplossing
Voor een of twee medewerkers is Excel een simpele en goedkope oplossing. Maar je hebt nu al 3 medewerkers in dienst waarvan er 2 ook nog eens heel wisselend werken. Eigenlijk wil je niet bezig zijn met het verwerken en controleren van de uren. De opmerking van die ene scholier gaat weer door je hoofd “websites om uren te registreren”.
Een simpele zoekopdracht in Google brengt je uit bij Werktijden.nl. Een online website waar je als bedrijf een rooster op kan stellen, uren kan registreren en verlof aan kan vragen. Dit ziet er wel goed uit. Met het idee dat je binnen 6 maanden weer een medewerker aanneemt is het misschien wel een goed idee om afscheid te nemen van Excel.
Uren registreren in Werktijden.nl:
Je ziet dat het ook gebruikt wordt door bekende merken zoals Rituals, Blokker en Specsavers. Dan zal het zeker potentie hebben. Je meldt je aan wat super makkelijk is. Er worden maar een paar gegevens gevraagd. Je kan alle functionaliteiten 14 dagen lang gratis testen om een goed beeld te krijgen.
In eerste instantie gaat het je om het registreren van de uren die de medewerkers en jij maken. Je maakt daarom 2 afdelingen aan genaamd kantoor en logistiek. Desgewenst kan je die nog een leuk kleurtje geven.
Als test doe je wat uren registreren. Dit gaat heel soepel en gemakkelijk. Je geeft aan hoelang je gewerkt hebt en optioneel kan je ook aangeven wat je gedaan hebt. Het grote voordeel is dat medewerkers dit ook thuis of op hun eigen smartphone kunnen doen.
Koppeling met salarisadministratie:
De uren kunnen ook geëxporteerd worden naar CSV voor de salaris verwerking. Maar het is ook mogelijk om een directe koppeling te maken met de software die voor salaris verwerking wordt gebruikt.
Deze vind je rechts bovenin onder het pijltje dat naar beneden wijst. Klik op “Instellingen” en dan links in het scherm op “Koppelingen” Je kan dan kiezen uit bekende bedrijven zoals Exact, Loket.nl of Unit 4. Zo hoef jij aan het einde van de maand de CSV bestanden niet te exporteren en te versturen of te importeren.
Beschikbaarheid van scholieren:
Die 2 scholieren die je aangenomen doen goed hun werk. Maar het zou fijn zijn om van te voren te weten wanneer ze beschikbaar zijn. Werktijden.nl heeft hiervoor de optie “Beschikbaarheid”. Iedere medewerker kan dit in zijn/haar eigen account aangeven. Jij weet zo precies wanneer ze extra kunnen werken. Handig op drukke dagen rond Sinterklaas of Kerstmis.
Kosten:
Helaas is Werktijden.nl niet gratis te gebruiken. Je moet hiervoor een abonnement aanschaffen. Vergelijkbare diensten online werken ook met abonnementen die soms zelfs nog iets duurder zijn. Werktijden.nl is daarom een mooie start om te kijken of het online invoeren interessant kan zijn.
De kosten bedragen 3,75 euro per maand per medewerker + 10 euro per maand voor alle functionaliteiten. Dus voor het bedrijf uit dit blog zou het neerkomen op 3,75 x 4 = 15 euro + 10 = 25 euro excl. BTW per maand x 12 maanden = 300 euro per jaar exclusief BTW.
Vraag jezelf af hoeveel uren je extra bezig bent om de uren te administreren, uit te betalen en medewerkers in te plannen als je geen gebruik maakt van deze online oplossing. Als je die uren vermenigvuldigt met jouw uurloon of dat van een medewerker is de kans groot dat je op jaarbasis meer kwijt bent. Daarnaast de tijd die je overhoud kan je ook weer besteden aan andere werkzaamheden.
Conclusie:
Werktijden.nl is een mooie online oplossing die zichzelf uitlegt. Medewerkers van alle leeftijden met basis digitale ervaring zullen hier dus prima mee overweg kunnen. De gegevens worden via een versleutelde verbinding verstuurd en dagelijks worden er meerdere back-ups gemaakt.
Enig verbeterpuntje zou kunnen zijn dat je zelf bepaald welke modules (functionaliteiten) je nodig hebt en alleen daarvoor betaald. Nu betaal je 10 euro terwijl je misschien geen rooster of evenementen functionaliteit nodig hebt.
Test het 2 weken uit binnen jouw bedrijf met een paar medewerkers. Dit is gratis. Zo kan je het goed evalueren. Urenadministratie is saai maar nodig. Maak het daarom zo simpel en snel mogelijk.