Ik gebruik nu zo’n 4-5 jaar het IMAP protocol zodat ik mijn e-mails op al mijn apparaten heb. Super handig. Daarvoor gebruikte ik het POP protocol zodat je e-mails standaard maar op 1 apparaat kan downloaden zoals mijn computer.
Inmiddels heb ik bij elkaar opgeteld 100.000+ e-mailberichten. Ik verwijder alleen e-mails vanuit mijn prullenbak die minimaal 4 jaar oud zijn. Zijn e-mails belangrijk dan sleep ik ze naar een andere map en verwijder ik ze vrijwel nooit. Tenzij ze overbodig worden.
Gebruik je IMAP? Dan heb je de e-mailberichten op jouw apparaat staan maar die staan ook op de server van de e-mailprovider. In mijn geval is dat Antagonist. Maar dit zou ook KPN, Ziggo of een ander bedrijf kunnen zijn.
Is dat veilig al die e-mails extern bewaren?
Ik ga ervan uit dat het veilig is. Kan je ze daar niet beter weghalen? Al zou je e-mails downloaden met POP, deze e-mails gaan toch langs jouw e-mailprovider. Ze zouden ze dan al kunnen kopiëren of door kunnen sturen of wat dan ook.
Externe back-ups:
Ik weet dat Antagonist dagelijks back-ups maakt. Maar ook die wordt extern bewaard. Daarom maak ik een paar keer per jaar zelf een back-up die ik lokaal bewaar.
Nou is lokaal ook weer niet helemaal juist, want die back-up gaat naar een veilige cloudopslag. Op deze manier ben ik minder afhankelijk van Antagonist.
Ben ik bang dat Antagonist failliet gaat of gehackt wordt, nee niet per se. Aangezien ik dagelijks veel mails ontvang en verstuur loopt mijn lokale back-up per definitie achter.
Hoe maak ik een back-up van alle e-mails:
Er zijn twee mogelijkheden:
- Back-up maken van de bestanden extern bij Antagonist
- Back-up maken van de bestanden lokaal in Thunderbird
Back-up maken van de bestanden bij Antagonist:
In dit geval maak je een back-up op basis van de structuur die Antagonist hanteert. Zij gebruiken voor IMAP de software van Dovecot. Download je de bestanden van de server dan heb je altijd een server nodig met dovecot om de e-mails in te kunnen zien.
> Bekijk meer blogs over Thunderbird
Ik richt zelf niet zomaar een IMAP server in. Dus de afhankelijkheid van Antagonist ruil ik hierdoor in met die van Dovecot. Het enige voordeel is dat je extern bij Antagonist e-mailberichten terug kan plaatsen. Een tweede voordeel is dat je e-mailberichten kan migreren van de ene Dovecot IMAP server naar de andere.
Back-up maken van de bestanden lokaal in Thunderbird:
Ik gebruik zelf al jaren Thunderbird als e-mailprogramma. Toen ik nog het POP protocol gebruikte maakte ik al een back-up van de volledige Thunderbird profiel map. Hierdoor kopieer ik ook meteen de instellingen en contacten mee.
Sinds ik IMAP gebruik maak ik nog steeds een back-up van de volledige Thunderbird profiel map. Op deze manier ben ik dus niet afhankelijk van Antagonist. Ik kan Thunderbird gemakkelijk installeren en vervolgens de volledige Thunderbird profiel map terugzetten.
Die map vind je hier:
C:\Users\<< gebruikersnaam >>\AppData\Roaming\Thunderbird\Profiles\<< willekeurige waarde >>.default-release
- In de map “Mail” worden de e-mails van e-mailaccounts met POP protocol bewaard
- In de map “ImapMail” worden de e-mails van e-mailaccounts met IMAP protocol bewaard
Toch per ongeluk een belangrijke mail verwijderd:
Back-ups bij e-mailproviders gaan meestal maar een paar maanden terug. Als je zelf back-ups maakt en die een paar jaar bewaard kan je hier ooit profijt van hebben.
Stel dat je toch opeens een belangrijke mail nodig hebt die 6 maanden geleden verwijderd is. Dan kan jouw e-mailprovider waarschijnlijk niet helpen. Gelukkig heb je zelf nog back-ups gemaakt en kan je die e-mail toch nog terughalen.