Probleem:
Begin dit jaar nam een bedrijf contact met mij op met de melding dat ze geen e-mails meer konden ontvangen of versturen. Dit probleem deed zich voor bij alle mailboxen. Voor hun website en mailboxen maken ze gebruik van de diensten van Antagonist.
Ze krijgen geen melding dat het wachtwoord niet klopt. Als ik een e-mail stuur komt die ook niet terug met een foutmelding. Dus het lijkt net of de mailboxen prima functioneren.
Analyse:
Ik log in op hun Mijn Antagonist omgeving en controleer de logs maar ik zie geen foutmelding. Hierna klik ik door naar de verbruiksstatistieken voor opslag en zie dat ze in minder dan 24 uur tijd van 30GB naar iets meer dan 50GB zijn gegaan. Hun huidige hostingpakket heeft een limiet van 50 GB.
Ze zitten dus over hun opslaglimiet heen. Hierdoor staat Antagonist niet meer toe dat er nog e-mails bijkomen. Of dit inkomende of uitgaande e-mails zijn maakt niet uit.
Ik vraag de verbruiksstatistieken van de mailboxen op en zie dat een mailbox 27 GB groot is. Dit terwijl die mailbox zeer weinig e-mails bevat wanneer ik inlog op de webmail omgeving. Het is zelfs zo dat webmail vind dat er maar 2,7GB aan opslag wordt gebruikt.
Oplossing:
Allereerst vraag ik aan de medewerkers van het bedrijf om Outlook af te sluiten. Tevens vraag ik ze om de Mail apps op hun tablets en smartphones af te sluiten. Op deze manier is er geen actieve verbinding meer met de mailbox van 27GB.
Nogmaals opslag controleren van mailbox:
Ik log weer in op de webmail omgeving en loop alle mappen na om zeker te zijn dat ik niets mis. Via “Instellingen” > “Mappen” tel ik per map de opslag bij elkaar op en kom inderdaad uit op die 2,7GB.
Inloggen via SFTP op de server:
Ik weet dat Antagonist gebruik maakt van Dovecot op de mailserver wat betekent dat elke e-mail per mailbox apart wordt opgeslagen.
Stap 1:
Met Filezilla log ik in op de server van het bedrijf en ga naar de map “/imap/domeinnaam.nl/mailboxnaam/mdbox/storage”.
Stap 2:
In de map vind ik duizenden bestanden met een opvolgende naam: m.3000, m.3001, m.3002. Deze zijn, in 24 uur tijd, telkens na een paar seconden aangemaakt. De bestanden hebben ook dezelfde filesize (bestandsgrootte).
Stap 3:
Ik download een paar bestanden om die te vergelijken met elkaar en in Notepad++ te openen. De inhoud van de bestanden zijn hetzelfde.
Stap 4:
Ik verwijder alle dubbele bestanden van de server en houd alleen de eerste versie over.
Stap 5:
Ik scroll door de totale lijst en zie dat deze situatie zich nog een paar keer voordoet. Ook voor deze situaties verwijder ik de dubbele bestanden.
Conclusie:
Door de dubbele bestanden te verwijderen van de server zakt het opslagverbruik in een uur weer terug. De betreffende mailbox is nu weer 2.7 GB.
Hierna kwamen de nieuwe e-mailberichten ook weer binnen en werden de reeds verzonden e-mailberichten echt verstuurd.
Ik vermoed dat er iets mis is gegaan in de verbinding tussen Outlook en de mailserver. Hierdoor is hetzelfde e-mailbericht telkens onder een unieke bestandsnaam toegevoegd aan de mailbox op de server bij Antagonist. Maar omdat de bestanden identiek zijn wordt deze maar 1 keer getoond en geteld door de webmail omgeving of Outlook.