Probleem:
Voor jouw sportvereniging maak je gebruik van AllUnited om de ledenadministratie, boekhouding en facturatie uit te voeren. Ieder seizoen / kwartaal moeten de contributies door de leden betaald worden. Hiervoor maak je gebruik van de functionaliteit om een incassobestand te genereren dat je vervolgens door jouw bank laat verwerken. De afgelopen keren ging dit zonder problemen tot het huidige seizoen.
Via “Boekhouding” > “Incasso- / betaalbestanden” heb je een incassobestand aangemaakt zoals je altijd doet. Maar op een of andere manier worden niet alle incasso’s in het bestand geplaatst. Vreemd want AllUnited geeft geen foutmelding dat er een factuur of contributie niet klopt. Ook op de pagina “Facturatie” > “Concept facturen” staan geen facturen meer open. Die zijn allemaal al geboekt.
Hoe kan je dit probleem oplossen?
Oplossing:
Geeft AllUnited niet aan dat er problemen zijn met een factuur, contributie of een incasso? Dan zal je tegen het maximale limiet van een incassobestand aangelopen zijn.
Stel dit limiet is 30.000 euro en je wilt 32.000 euro incasseren? Dan zal AllUnited een bestand genereren tot maximaal 30.000 euro.
Het is wel mogelijk om hierna nog een incassobestand te genereren voor de laatste 2.000 euro. Houd er rekening mee dat sommige banken kosten per geüpload bestand in rekening brengen.
> Hoe bereken je het aantal leden van een vereniging per woonplaats in Excel
Het limiet van een incassobestand wijzigen:
- Log in op AllUnited met een account die grootboekrekeningen mag wijzigen
- Klik op “Boekhouding” en daarna op “Grootboekrekeningen”
- Klik op de grootboekrekening die voor incasso’s voor contributies wordt gebruikt
- Scroll naar onderen tot je “Total limit” ziet staan
- Wijzig het oude bedrag naar het nieuwe bedrag
- Klik onderin op “Bewaren”
Controleer jouw contract met de bank voor het maximale bedrag:
Zoals je ziet kan je heel gemakkelijk in AllUnited het maximale bedrag per incassobestand verhogen. Maar dit bedrag mag nooit hoger zijn dat het bedrag dat afgesproken is met jouw bank.
Stel jouw bank verwacht een incassobestand voor 30.000 euro en jij upload een bestand met een totaalbedrag van 40.000 euro? Dan kan dit voor problemen zorgen.
Controleer daarom eerst het bedrag in het contract met de bank. Mogelijk dat je contact op moet nemen met de bank om dit bedrag te verhogen.
Sommige banken hanteren een bedrag per kwartaal en anderen per geupload bestand.