E-mailprogramma toont verkeerde naam van afzender

Vraag:

Je ontvangt een e-mail van een bekende afzender. Het e-mailadres klopt maar de naam niet meer. Bijvoorbeeld een e-mail van de voorzitter van jouw sportvereniging.

De voorzitter is een maand geleden vervangen door een nieuwe voorzitter. De vorige voorzitter was Jan en de nieuwe heet Henk. Maar je ontvangt nog telkens een e-mail van Jan.

Hoe zorg je ervoor dat e-mails van de voorzitter voortaan als Henk getoond worden?

Antwoord:

Waarschijnlijk heeft de vorige voorzitter uit bovenstaand verhaal in zijn e-mailprogramma zijn naam ingesteld in het veld Afzender. Zo worden alle e-mails ontvangen met als afzender Jan. Op zich is daar niets mis mee, dit maakt het persoonlijk.

Maar de ontvangende e-mailprogramma’s zoals Thunderbird en Outlook of webmail omgevingen zullen hiervoor automatisch een contactpersoon toevoegen in het adresboek. Vooral als je vaker e-mails verstuurd naar of ontvangt van dit e-mailadres. Handig want dan kan je zo het e-mailadres opzoeken en hoef je het niet handmatig in te voeren.

Wordt de naam van de afzender aangepast, dan wordt dit niet automatisch in jouw adresboek aangepast.

Oplossing 1:

De snelste oplossing is om het e-mailadres uit jouw adresboek te verwijderen. Als je regelmatig e-mails naar dit adres stuurt of e-mails ontvangt wordt deze weer automatisch met de juiste naam toegevoegd.

Oplossing 2:

Je kan ook zelf het contactpersoon aanpassen in jouw adresboek. Zoek het betreffende e-mailadres op en pas de naam aan.

Hoe kan dit voorkomen worden?

Deze situatie zal zich niet zo snel voordoen bij e-mailadressen die op naam staan zoals die van particulieren of medewerkers van bedrijven. Maar bij e-mailadressen met een functienaam als e-mailadres, zoals voorzitter@, kunnen de gebruikers veranderen.

Om te voorkomen dat verkeerde namen worden getoond in de adresboek van ontvangers, kan je het beste geen persoonlijke namen hanteren voor generieke e-mailadressen. Met generieke e-mailadressen wordt bedoelt voorzitter@, secretaris@ of penningmeester@.

Laat een reactie achter

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.