In de ruim 15 jaar dat ik de IT infrastructuur beheer bij mijn atletiekvereniging A.T.V. Scorpio heb ik nooit kritisch naar de e-mailadressen gekeken.
De ene keer ging er een weg en de andere keer kwam er eentje bij. Eigenlijk kwamen er door de jaren heen meer bij dan dat er verwijderd werden.
Op dit moment zijn er 40 e-mailadressen actief.
De e-mailadressen zijn onder te verdelen naar:
- E-mailadressen met eigen mailbox
- E-mailaliassen, mail wordt doorgestuurd naar privé e-mailadres
- Een combinatie van bovenstaande opties
Ik heb daarom besloten om nu wel eens kritisch te kijken naar alle e-mailadressen met de vraag welke ik kan opschonen.
De stappen heb ik in dit blog uitgewerkt zodat jij hier gemakkelijk gebruik van kan maken.
Controleren of e-mailadressen nog wel nodig zijn:
Stap 1 – lijst voor opschonen opstellen:
Ik heb in Excel een lijst gemaakt van alle e-mailadressen en per e-mailadres genoteerd:
- De datum controle geldigheid
- Of deze nog nodig is
- Van wie het e-mailadres is
- Gaat het om een mailbox of alias (dus doorstuur)
- Status, of deze na controle verwijderd is
Stap 2 – e-mailen:
Vervolgens heb ik alle e-mailadressen een unieke e-mail gestuurd met de vraag hierop te reageren als het e-mailadres nog nodig is.
De datum van mailen heb ik toegevoegd aan de kolom “Datum controle geldigheid”.
Onderwerp:
Domein.nl > Controle of dit e-mailadres nog actief wordt gebruikt: naam@domein.nl
Zo kan je de mails later gemakkelijk terugvinden.
Inhoud mail:
Deze vind je aan het einde van het blog.
Einddatum:
Ik heb een einddatum gehanteerd van datum versturen + 1 maand waarvoor mensen gereageerd moeten hebben. Reageren ze niet dan is het e-mailadres niet meer nodig of wordt het e-mailadres niet meer gebruikt.
Stap 3 – administreren:
De bevestigingen die ik ontvangen heb zijn vervolgens door mij verwerkt in het Excel bestand. De kolommen 2-5 heb ik hiervoor ingevuld.
Stap 4 – opschonen:
Na een maand heb ik voor de e-mailadressen waar ik “geen” reactie van heb gehad voor de zekerheid gecheckt dat ik de bevestiging niet gemist heb. Daarom heb ik voor alle e-mails hetzelfde onderwerp gehanteerd kan ik het makkelijk terugvinden.
Vervolgens heb ik de e-mailadressen, waarvan mensen gezegd hebben die verwijderd kunnen worden, verwijderd. Hetzelfde heb ik gedaan voor de e-mailadressen waar ik geen bevestiging van ontvangen heb.
Conclusie:
Van de 40 e-mailadressen zijn er na 1 maand wachten 12 verwijderd.
Vorige week kreeg ik van het bestuur de vraag of ik een overzicht kon geven van de e-mailadressen en van wie die zijn. Ik kon dus mooi het Excel bestand als bijlagen retour sturen.
De e-mail die ik verstuurd heb:
Hallo, In het derde en vierde kwartaal van 2024 wordt er bij ATV Scorpio gewerkt aan een nieuwe website. Hierbij hoort ook de verhuizing van de website + e-mailadressen naar een andere leverancier bij. In de afgelopen 10-15 jaar zijn er diverse e-mailadressen die eindigen op @atvscorpio.nl bijgekomen. Daarom controleren we deze periode ook of een e-mailadres nog actief wordt gebruikt en of deze nog echt nodig is. Je ontvangt deze e-mail omdat jij eigenaar bent van naam@atvscorpio.nl Graag ontvangen we voor uiterlijk 05-10-2024 een bericht of dit e-mailadres nog actief wordt gebruikt. Dit kan je doen door te reageren op deze e-mail. Om het voor overzichtelijk te houden: - Reageer op deze e-mail, een simpele ja of nee is voldoende - Start geen nieuwe e-mail - Bel of WhatsApp me niet om het door te geven - Heb je pas onlangs een e-mailadres gekregen, reageer dan ook Ontvang je meerdere e-mails? Reageer dan per e-mailadres of deze nog gebruikt wordt. Reageer je niet voor 05-10-2024? Dan wordt jouw e-mailadres verwijderd inclusief de daarbij behorende e-mails. Heb je een vraag? Stel die dan gerust, ik help je graag verder. Dank je wel alvast voor de moeite 😊