Bij mijn atletiekvereniging beheer ik de volgende zaken:
- Website,
- Narrow casting (lichtkrant),
- WIFI + bekabeld netwerk
- AllUnited ledenadministratie
- Laposta nieuwsbrief
Hier gaat onbewust veel tijd inzitten. Daarom heb ik jaren geleden besloten een aantal van deze taken, wat functioneel beheer betreft, over te dragen aan meerdere andere vrijwilligers.
Een andere reden waarom ik deze keuze heb gemaakt is om de afhankelijkheid van mij vanuit de vereniging te verkleinen. Stel er gebeurt iets met mij – ik hoop het niet – dan zouden gelijk 5 informatiesystemen stil komen te liggen. Ik heb er het volste vertrouwen in dat dat vanzelf goed komt. Het gaat ook niet om bedrijfskritische zaken. Maar liever heb ik het goed geregeld.
Website:
Deze heb ik zelf nog in beheer. Dit is nu nog een Joomla website maar die wordt dit jaar omgebouwd naar een WordPress website. Als dat gebeurt is ga ik ook 1 of meerdere personen zoeken die de website functioneel beheren. Zo kan ik me richten op technisch beheer en mogelijke problemen.
Narrow casting op basis van Xibo:
Dit wordt beheerd door een vrijwilliger op leeftijd en ik vind het super knap dat zij de uitdaging aangaat. Maar een belangrijke reden dat zij het doet is ook omdat ze altijd met vragen bij mij terecht kan. Als ze ergens niet aan uitkomt bijvoorbeeld.
WIFI + bekabeld netwerk:
Dit heb ik nog zelf in beheer maar vereist eigenlijk vrijwel geen tijd. Hiervoor is ook wel wat meer technische / IT kennis voor nodig.
AllUnited ledenadministratie:
Ook hiervoor doe ik alleen het technisch beheer. Voor het grootste gedeelte wordt AllUnited gebruikt door de ledenadministratie en boekhouding. Ook zij vinden het fijn dat ze altijd met vragen bij mij terecht kunnen. Maar ook zij doen het perfect en ontlasten mij enorm.
Laposta nieuwsbrief:
Eind 2024 zijn we overgestapt naar Laposta voor het versturen van een maandelijkse nieuwsbrief naar alle leden. Ik heb Laposta ingericht, template aangemaakt, maar ben meteen ook op zoek gegaan naar een vrijwilliger om dit over te nemen.
Uit ervaring weet ik dat iemand sneller “ja” zegt als de taak zeer klein is. Daarnaast geldt voor de nieuwsbrief niet een harde deadline dus er is wat vrijheid. Binnen 2 weken had ik een vrijwilliger gevonden.
In de eerst opzet moest de nieuwe beheerder nog de e-mailadressen + namen exporteren uit AllUnited naar Laposta.nl. Een saai, tijdrovend en foutgevoelig proces. In de tweede opzet van Laposta heb ik dit proces daarom geautomatiseerd.
Met deze verbetering wordt de taak van de beheerder nog kleiner en daardoor gemakkelijker uit te voeren.
Conclusie:
Vrijwilligers vinden is al jaren een probleem, dat merk je bij meerdere verenigingen. Maar uit ervaring weet ik dat je sneller iemand vind als je de taak dus simpel en klein houd. Haal al het domme, saaie en foutgevoelige werk weg zoals ik bij Laposta heb gedaan.
Laat niet 1 persoon de website, ledenadministratie en nieuwsbrief beheren. Dit creëert een te grote afhankelijkheid. Met een vereniging van bijna 800 leden moet het niet een al te grote uitdaging zijn om meerdere vrijwilligers te vinden.
Het helpt ook als iemand vol enthousiasme vertelt over de functie die de nieuwe potentiële vrijwilliger moet vervullen.