Vraag:
Ik heb me alleen op informatieve nieuwsbrieven ingeschreven die ik interessant vind en wil lezen. Voor alle andere nieuwsbrieven heb ik me afgemeld. Want ja waarom zou ik nieuwsbrieven willen ontvangen die ik nooit lees of zelfs meteen naar de prullenbak verplaats.
Een goed voorbeeld is de nieuwsbrief van Change.inc. Deze website houd zich bezig met nieuwe technieken, het verbeteren van het milieu, duurzame transitie en ga zo maar door. Hun nieuwsbrief ontvang ik van maandag t/m vrijdag. Maar eigenlijk lees ik hem pas in het weekend. Lekker met een kopje koffie erbij.
Om mijn Postvak IN een overzichtelijk te houden versleep ik deze mails meerdere keren per week, soms zelfs dagelijks, naar een map genaamd “leesvoer”. In deze map plaats ik alle informatieve e-mails en nieuwsbrieven. Dit met als doel dat ik ze eenvoudig een voor een kan lezen met dat kopje koffie.
Kan dit niet slimmer?
Antwoord:
Ja, dit kan slimmer door gebruik te maken van berichtregels. Hiermee kan je e-mails geautomatiseerd verplaatsen op basis van afzender, woorden, teksten of bijlagen. Dit is een optie die door veel webmail omgevingen en e-mailprogramma’s wordt aangeboden.
Deze oplossing werkt alleen als je IMAP gebruikt, met andere woorden dat je op alle apparaten waar je mail leest alle mails hebt. Dit noemen ze synchroniseren.
Waar stel je dan die berichtregel in?
Daarvoor moet je wel eerst weten op welke locaties de mail binnenkomt.
In mijn situatie:
- Komt de mail binnen op de mailserver van Antagonist (hierop zit ook webmail)
- Voor anderen kan dit dus ook KPN, Ziggo, Outlook of Gmail zijn
- Daarna download de Mail app iPhone en/of iPad de mail via IMAP
- Daarna download Thunderbird de mail via IMAP
- Optie 2 en 3 kunnen ook andersom of tegelijk
De juiste locatie voor de berichtregel:
Ik wil de nieuwsbrief van Change.inc niet zien. Die moet meteen verplaatst worden naar “leesvoer”. Dus deze moet al verplaats zijn voor punt 2 + 3 uit bovenstaand lijstje.
Dat betekent dus dat de nieuwsbrief verplaatst moet worden als deze binnenkomt op de mailserver van Antagonist. Alle verplaatsingen en verwijderingen van mails op de mailserver zijn ook meteen zichtbaar op mijn iPhone of in Thunderbird.
De webmail omgeving van Antagonist maakt gebruik van Roundcube en dit programma biedt ondersteuning voor berichtregels.
Berichtregel instellen:
- Log in op de webmail omgeving van Antagonist
- Klik links in het scherm op “Instellingen” > “Filters”
- Klik rechts in het scherm op het plusje
- Vul “Filternaam” in, die is alleen zichtbaar voor jou
- “Filter ingeschakeld” witte bolletje moet rechts staan
- “Zoekbereik” staat standaard goed ingesteld
- Bij regels moet onderwerp “afzender” worden
- Bij regels staat bevat al in het midden goed ingesteld
- Bij regels in het laatste vakje typ je de afzender van de mail
- Bij acties stel je “verplaats bericht in”
- Bij acties bij “Postvak in” verander je naar je de juiste map
- Opslaan & klaar
Kan ik de berichtregel ook instellen in Outlook of Thunderbird?
Jazeker, maar in mijn situatie zou dat betekent dat ik de mail van Change.inc in Postvak in zie totdat ik de e-mails heb binnengehaald in bijvoorbeeld Thunderbird. Thunderbird zal de mail dan pas verplaatsen naar “leesvoer”. Ik gebruik Thunderbird niet iedere dag. Tot die tijd zie ik de nieuwsbrieven op mijn iPhone nog steeds in Postvak IN staan.
Eigenlijk = de regel dat je de mail meteen bij eerste punt van binnenkomst verplaatst. Dus daarom stel je berichtregels ook in op het eerste punt van binnenkomst.
Ik ben Ziggo of KPN klant, kan ik deze oplossing ook toepassen?
Jazeker, je moet daarvoor inloggen in de webmail omgeving van Ziggo of KPN. In de instellingen vind je meestal de optie om berichtregels in te stellen.
Kan je ook meerdere berichtregels instellen?
Jazeker.
Je kan bijvoorbeeld ook een berichtregel instellen die mails van een afzender of met een bepaald onderwerp meteen verwijderd.
Over koffie gesproken:
Ik koop mijn koffie altijd via Koffievoordeel.nl wanneer er leuke aanbiedingen zijn. Persoonlijk favoriet: Lavazza Qualita Oro.