Probleem:
Een paar weken geleden nam de penningmeester van een sportvereniging contact met me op. Hij kreeg steeds vaker van andere vrijwilligers of bedrijven te horen dat de e-mails die hij verstuurde als spam werden gezien.
Het ging in deze situatie om normale e-mails of antwoorden op e-mails die hij ontvangen had. Dit zorgde ervoor dat veel e-mails in de map “spam” of “ongewenst” belandde die niet iedereen regelmatig controleerde. Hierdoor werd er door hem weer een e-mail als herinnering gestuurd die net zo vrolijk in de spam map kwam.
Hij vroeg of ik hem kon helpen.
Oplossing:
I.v.m. de privacy van de sportvereniging en het persoon vermeld ik geen namen. Als voorbeeld gebruik ik fictieve e-mailadressen.
Van de week ben ik bij hem langsgeweest en vroeg hem nogmaals wat het probleem was. Hij gebruikte de gratis Outlook app om vanuit zijn privé mailbox een e-mail te sturen met als afzender penningmeester@domeina.nl.
Belangrijk om te weten: alle e-mails naar penningmeester@domeina.nl werden doorgestuurd naar zijn privé mailbox persoon@domeinb.nl.
Hier ging het dus al fout omdat hij e-mailde als persoon@domeinb.nl maar als afzender penningmeester@domeina.nl gebruikte. Hierdoor zagen de ontvangers penningmeester@domeina.nl op hun scherm staan terwijl dat eigenlijk niet de afzender was.
Dit is vergelijkbaar met de vele spam mails vanuit banken, overheid, zorgverzekeringen en webwinkels. Die lijken in naam van het bedrijf gestuurd te zijn maar komen van compleet andere onbetrouwbare e-mailadressen. Hiermee verklaren we ook meteen waarom hij als spammer werd gezien.
Oplossing was e-mailadres als losse mailbox toevoegen:
Ik voor om de mailbox van penningmeester@domeina.nl aan Outlook toe te voegen. Dit zou het probleem meteen oplossen. Het tweede voordeel hiervan is dat je e-mails van de sportvereniging gescheiden houd van de privé mailbox. De penningmeester zag er de voordelen wel van in en gaf toestemming.
Ik heb eerst de doorstuur functie uitgezet voor penningmeester@domeina.nl naar persoon@domeinb.nl. Daarna heb ik de mailbox op basis van IMAP toegevoegd aan Outlook.
Als laatste een test gedaan door een e-mail naar mij te verzenden, kwam niet in de spam, antwoord terug en die kwam ook aan. Dan weet je meteen dat e-mails binnenhalen en verzenden juist werkt.
Probleem opgelost.
> Worden e-mails in Outlook op jouw Android apparaat als spam gezien?